Không quá khó để tổ chức có thể tìm được những công cụ hỗ trợ quá trình lập kế hoạch. Tuy nhiên, việc lựa chọn đúng ứng dụng có hiệu quả cao không phải là điều dễ dàng. Nếu vẫn còn băn khoăn, hãy tham khảo ngay bài viết sau của Đào Tạo Nội Bộ về 7 ứng dụng cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch hiệu quả.
Tại sao nên sử dụng ứng dụng cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch?
Trong bối cảnh hiện đại, tích hợp công nghệ không chỉ là xu hướng mà còn là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các cá nhân, tổ chức. Đặc biệt trong quá trình quy hoạch, việc ứng dụng công nghệ đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực, trong đó:
Nhắc nhở lịch trình và theo dõi tự động: Công nghệ không chỉ giúp người lập kế hoạch tự động hóa các công việc thủ công như tạo bảng tính mà còn tích hợp tính năng nhắc nhở và theo dõi tự động, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn.
Lập kế hoạch linh hoạt: Ứng dụng công nghệ cho phép người lập kế hoạch dễ dàng điều chỉnh theo thời gian thực và dễ dàng sửa đổi nếu công việc thay đổi.
Hỗ trợ làm việc nhóm: Việc ứng dụng công nghệ tạo nền tảng để các cá nhân, tập thể chia sẻ thông tin, đồng bộ dữ liệu và mở ra không gian giao tiếp hiệu quả, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc của “nhóm”.
Top 7 ứng dụng cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch hiệu quả nên biết
Dưới đây là 7 gợi ý ứng dụng giúp nâng cao kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả cho các cá nhân, tổ chức/
Trello – Ứng dụng cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch
Trello là một công cụ quản lý dự án trực quan cho phép tạo, sắp xếp và theo dõi tiến độ nhiệm vụ hoặc hoạt động nhóm trên hệ thống bảng và thẻ. Một số tính năng của Trello có thể giúp cải thiện kỹ năng lập kế hoạch bao gồm:
- Hỗ trợ lập lịch ngày, tuần và tháng
- Xây dựng chi tiết quy trình làm việc và lộ trình tiến hành dự án
- Tùy chỉnh bảng dựa trên nhu cầu và mục tiêu của cá nhân hoặc nhóm
- Cộng tác với các thành viên nhóm bên trong hoặc bên ngoài
Evernote
Evernote được biết đến là một ứng dụng ghi chú đa năng, cho phép lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ các định dạng nội dung khác nhau, từ văn bản đến hình ảnh, âm thanh và clip web. Tổ chức có thể sử dụng Evernote để xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp:
- Viết ra những ý tưởng, mục tiêu và kế hoạch
- Tạo lịch trình dự án
- Lưu trữ các tài liệu, tài nguyên, báo cáo
- Đồng bộ ghi chú trên nhiều thiết bị và nền tảng
- Cộng tác và chia sẻ ghi chú với các thành viên trong nhóm
Due
“Nhỏ nhưng có võ” là cụm từ dành cho Due. Đây là ứng dụng cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch đơn giản nhưng hiệu quả, cho phép thiết lập lời nhắc nhanh chóng cho những công việc quan trọng. Nếu muốn nâng cao kỹ năng lập kế hoạch của mình, thì không nên bỏ qua những tính năng sau của Due:
- Theo dõi deadline, nhắc nhở các cuộc hẹn, sự kiện
- Theo dõi công việc theo ngày, tuần, tháng
- Nhắc nhở thường xuyên giúp duy trì những thói quen tốt như uống nước, tập thể dục và nghỉ ngơi.
- Tùy chỉnh giao diện và màu sắc bảng kế hoạch để giúp có động lực hơn
Todoist
Todoist là một ứng dụng quản lý tác vụ cho phép tạo, phân loại và hoàn thành các tác vụ trên các thiết bị. Công dụng:
- Lập kế hoạch chi tiết theo ngày, tuần và tháng
- Đặt mục tiêu và thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch
- Lời nhắc lịch tự động giúp kiểm soát thời hạn và ưu tiên công việc
- Tùy chỉnh danh sách nhiệm vụ theo dự án, nhãn, bộ lọc và màu sắc
- Cộng tác và chia sẻ nhiệm vụ với đồng nghiệp và đối tác
Any.do – Ứng dụng quản lý thời gian hiệu quả, giúp nâng cao kỹ năng lập kế hoạch
Với Any.do đây là một ứng dụng cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch hoàn chỉnh, cho phép lập kế hoạch theo ngày, tuần và tháng; đồng bộ hóa nhiệm vụ, lịch và email. Người dùng có thể tận dụng Any.do để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch của mình với các tính năng như:
- Chia dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ và thực hiện nghiêm túc từng nhiệm vụ
- Tạo danh sách nhiệm vụ, dự án và mục tiêu
- Đặt lời nhắc và thời hạn cho nhiệm vụ
Microsoft To Do – Ứng dụng quản lý tác vụ giúp nâng cao kỹ năng lập kế hoạch
Microsoft to do là ứng dụng quản lý năng suất được tích hợp với Microsoft 365, cho phép người dùng tạo, chia sẻ và theo dõi các tác vụ. Vì được kết nối với hệ sinh thái Office nên Microsoft có thể giúp:
- Lập kế hoạch cho ngày, tuần và tháng với các đề xuất danh sách việc cần làm thông minh
- Kết nối với Outlook để xem và quản lý các tác vụ quan trọng cũng như email ưu tiên
- Tùy chỉnh danh sách việc cần làm theo dự án, lịch hoặc màu sắc
- Cộng tác và chia sẻ nhiệm vụ với đồng nghiệp và đối tác
- Sử dụng AI để giúp ưu tiên và tối ưu hóa các nhiệm vụ
Sectograph
Sectograph là ứng dụng cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch hiển thị lịch dưới dạng đồng hồ tròn, giúp tăng khả năng tập trung, tính toán thời gian và quản lý dự án một cách hiệu quả. Các tính năng đặc biệt của Sectograph là:
- Đồng bộ hóa cùng với lịch trên Outlook, google
- Tạo sự kiện, nhắc nhở và theo dõi công việc thường xuyên trên ứng dụng
- Chia thời gian thành các khoảng thời gian và màu sắc khác nhau, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ
Theo dõi mục tiêu, thói quen và đo lường hiệu suất của bạn để đưa ra đề xuất cải tiến thông minh
Nhìn chung, những ứng dụng này sẽ giúp cải thiện kỹ năng lập kế hoạch thông qua:
- Cung cấp cái nhìn tổng quan về từng bước hoàn thành kế hoạch dự án
- Chia kế hoạch đào tạo nhân lực thành các mục tiêu cụ thể
- Cải thiện hiệu suất công việc
- Hỗ trợ quản lý thời gian
- Thúc đẩy giao tiếp cùng làm việc nhóm hiệu quả
Trên đây là những ứng dụng cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch phổ biến và hiệu quả. Tuy nhiên, nếu muốn hiểu rõ về phương pháp và quy trình lập kế hoạch, n nên tham gia các khóa học mang tính hệ thống hơn để nâng cao rõ rệt kỹ năng này.