Sự hiểu biết cần thiết về doanh nghiệp không chỉ dừng lại giữa doanh nghiệp với khách hàng mà còn trong nội bộ công ty, giữa những con người ủng hộ và cống hiến hết mình cho tổ chức. Dần dần tách ra thành một ngành riêng biệt, hoạt động truyền thông nội bộ đang trở thành khía cạnh không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn xây dựng một tập thể gắn kết và thấu hiểu để dẫn dắt tổ chức hướng đến sự bền vững. Vậy làm thế nào để thiết lập các hành động truyền thông nội bộ hiệu quả trong công ty? Cùng Đào Tạo Nội Bộ tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
1. Hoạt động truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ là hoạt động xây dựng, duy trì, củng cố và phát triển mối quan hệ giữa các thành viên trong cùng một tổ chức. Mục đích là truyền tải thông điệp và tầm nhìn của ban lãnh đạo đến nhân viên các cấp.
Coi công ty như cái cây, truyền thông nội bộ là đường tơ kẽ tóc, chịu trách nhiệm truyền tải thông điệp kịp thời đến từng địa điểm, giúp nhân viên không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào của công ty.
2. Lợi ích của hoạt động truyền thông nội bộ khi triển khai e-Learning
Thứ nhất, động viên nhân viên
Vấn đề lớn nhất cản trở nhân viên quan tâm đến các khóa đào tạo, đặc biệt là đào tạo trực tuyến là thiếu động lực. Nguyên nhân chính của việc thiếu động lực đến từ việc họ chưa thực sự hiểu giá trị mà e-Learning có thể mang lại.
Nhiệm vụ chính của hoạt động truyền thông nội bộ trong trường hợp này là làm nổi bật các giá trị và lợi ích của e-learning mà nhân viên có thể thu được khi tham gia học tập để nâng cao kiến thức và kỹ năng.
Cần mở đường cho họ thăng tiến trong sự nghiệp, không chỉ về lương thưởng mà còn có cơ hội thăng tiến, nâng tầm giá trị của bản thân. Đây là những động lực rõ ràng nhất giúp gia tăng sự tham gia vào e-learning nói riêng và các hoạt động đào tạo nhân lực nói chung.
Thứ hai, tính minh bạch và tính lưu động của thông tin
Một trong những nhiệm vụ chính của hoạt động truyền thông nội bộ là đảm bảo luồng thông tin giữa cấp quản lý với nhân viên các cấp và giữa nhân viên với nhân viên luôn thông suốt. Đối với e-Learning cũng vậy, truyền thông nội bộ có nhiệm vụ truyền tải những ý kiến, quan điểm, phản ánh, cảm xúc của người học về e-Learning đến bộ phận phụ trách.
Điều này cho phép các nhà quản lý nắm bắt nhanh chóng những điểm tốt để phát huy và hạn chế, khắc phục những điểm có tác động tiêu cực.
Thứ ba, đánh giá toàn diện hiệu quả học tập của nhân viên
Trong khi các bài đánh giá, kiểm tra thực hiện trên hệ thống cho kết quả khách quan về thời gian hoàn thành khóa học, tỷ lệ và tần suất nhân viên tham gia khóa học trực tuyến thì việc truyền đạt kết quả nội bộ lại cho kết quả theo quan điểm chủ quan của chính người tham gia.
Giao tiếp nội bộ cho phép sinh viên nói chính xác những gì họ nghĩ và cảm nhận về việc đào tạo trực tuyến, điều mà dữ liệu khô khan không thể làm được. Nhờ sự lắng nghe này, các công ty sẽ có thể cải thiện các khóa học trong tương lai để đạt hiệu quả đào tạo tốt hơn.
3. Xu hướng các kênh truyền thông nội bộ năm 2023
Kênh số 1 – Tạp chí nội bộ
Hầu hết các công ty chú trọng hoạt động truyền thông nội bộ đều xây dựng ít nhất 1 tạp chí được xuất bản định kỳ. Là một trong những kênh tương tác, kết nối phổ biến nhất giữa lãnh đạo và nhân viên các cấp.
Tạp chí nội bộ được xuất bản định kỳ hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý tùy theo kế hoạch kinh doanh của từng cá nhân. Nội dung các bài viết được xây dựng từ các chủ đề đa dạng và phong phú như tin tức ngành, cập nhật kiến thức chuyên môn hay các chương trình ưu đãi, mini game… Ngoài ra, tạp chí nội bộ còn là nơi nhân viên có thể đóng góp những ý kiến, suy nghĩ của bản thân, giúp tổ chức khắc phục những hạn chế và phát triển bền vững trong tương lai.
Đừng nhầm tạp chí nội bộ chỉ có thể là dạng báo giấy truyền thống mà thay vào đó là tạp chí điện tử, ebook, infographics… đang dần trở nên phổ biến, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí cũng như rút ngắn thời gian truyền thông cho nhân viên của mình.
Kênh 2 – Mạng truyền thông nội bộ
Còn được gọi là “mạng xã hội doanh nghiệp”, hoạt động truyền thông nội bộ này ngày càng được sử dụng để hỗ trợ các công ty có “hệ sinh thái” riêng biệt. Truyền thông nội bộ có thể:
Truyền tải thông tin đến đúng đối tượng, ở đây là các thành viên của tổ chức. Tỷ lệ tiếp cận thông tin cũng như tần suất truy cập được cải thiện rõ rệt.
Thông tin được truyền tải dưới nhiều định dạng hấp dẫn như văn bản, video, infographics, hình ảnh, v.v. Các hình thức này được áp dụng linh hoạt cho từng chiến dịch cụ thể, từ phổ biến quy chế, nội quy, tuyển dụng nội bộ đến các buổi team building, tiệc cuối năm…
Tăng tỷ lệ tương tác cùng gắn kết giữa các nhân sự cùng ban lãnh đạo công ty, giữa các phòng ban với nhau cũng như giữa các nhân viên trong công ty.
Truyền tải ý chí của người lãnh đạo và văn hóa doanh nghiệp một cách táo bạo và nhất quán. Tính nhất quán rất quan trọng khi truyền đạt bất kỳ mong muốn nào từ cấp quản lý đến hệ thống nhân sự. Bởi một sai sót nhỏ cũng sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường cho toàn bộ tổ chức.
Kênh 3 – Email nội bộ
Trên thực tế, mọi doanh nghiệp nên có một hệ thống nhắn tin nội bộ để truyền đạt thông tin kịp thời trên quy mô lớn. Không phụ thuộc vào sự hiện diện của từng cá nhân trong văn phòng như kênh radio, kênh liên lạc email nội bộ giúp cấp quản lý tiếp cận từng bộ phận, từng nhân viên cụ thể, đảm bảo họ nhận được những thông tin mà bạn cho rằng mình phải truyền tải.
Tốc độ truyền tải của hoạt động truyền thông nội bộ này khá cao, nội dung chủ yếu thuộc các chủ đề liên quan đến công việc như:
- Ban hành các chính sách, quy trình, quy định mới cho công ty.
- Thông tin về lương thưởng, nhân viên nội bộ, giao – nhận công việc….
- Các chương trình hoạt động trong tổ chức: team building, họp nội bộ….
Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất về hiệu quả truyền thông mà các kênh email gặp phải đó là rất khó để tính toán tỷ lệ mở email nếu không có hệ thống theo dõi số lần mở/click trong các email đã gửi.
Để đạt được hiệu quả truyền thông lớn nhất, đội ngũ quản lý cũng như bộ phận chuyên trách cần vận dụng linh hoạt các kênh trên theo mục tiêu của từng bước, từng đối tượng và từng thông tin cần truyền tải.
Kết luận
Tóm lại, mối quan hệ giữa hoạt động truyền thông nội bộ và đào tạo nhân viên gắn bó chặt chẽ với nhau. Sự kết hợp càng tốt thì càng hữu hiệu cho lực lượng lao động và toàn bộ công ty. Từ đó, gia tăng năng suất, hiệu quả đồng thời dẫn dắt tổ chức hướng đến sự phát triển bền vững.
Xem thêm: