Tất cả chúng ta đều biết giá trị và lợi ích của đào tạo nội bộ. Một chương trình đào tạo nội bộ được xây dựng và triển khai đúng cách sẽ giúp nhân viên công ty hạnh phúc hơn, hài lòng hơn và gắn kết hơn. Điều này giúp tăng năng suất và doanh thu, đồng thời giảm chi phí đào tạo cho nhân viên mới.
Tuy nhiên, việc xây dựng một chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả là điều không hề dễ dàng. Nhiều công ty thường mắc sai lầm khi tổ chức các buổi đào tạo tự phát và độc lập, dẫn đến kết quả là các buổi đào tạo này thường không đáp ứng được mục tiêu của tổ chức cũng như mong đợi của người tham gia. Vì vậy, một chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả phải được xây dựng thông qua một quy trình có hệ thống, từng bước một.
Trong bài viết này, Nền tảng Đào Tạo Nội Bộ sẽ hướng dẫn bạn đọc 7 bước cần thiết để xây dựng một chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả.
7 bước xây dựng chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả
Đánh giá nhu cầu đào tạo
Bước đầu tiên trong việc phát triển chương trình đào tạo nội bộ là xác định và đánh giá nhu cầu. Kế hoạch đào tạo thường được thiết lập trong kế hoạch hàng quý, hàng năm của tổ chức. Tuy nhiên, nếu công ty cần xây dựng chương trình đào tạo mà không có kế hoạch trước, người lập kế hoạch đào tạo sẽ cần thực hiện theo ba bước sau:
- Đánh giá chương trình đào tạo nội bộ sẽ góp phần như thế nào vào sự phát triển của công ty
- Đánh giá năng lực của những người sẽ tham gia chương trình đào tạo
- Xác định phương pháp đào tạo phù hợp cho người tham gia, giúp việc đào tạo đạt hiệu quả cao hơn.
Đặt mục tiêu đào tạo
Quá trình đánh giá nhu cầu đào tạo nhân lực giúp xác định nội dung yêu cầu của chương trình đào tạo và kỹ năng của nhân viên. Chúng phải được phân tích, ưu tiên và chuyển thành mục tiêu đào tạo của tổ chức.
Mục tiêu cuối cùng của chương trình đào tạo nội bộ là thu hẹp khoảng cách giữa hiệu suất/kiến thức hiện tại và mong muốn trong tương lai. Việc đào tạo nên được điều chỉnh cho phù hợp với các lĩnh vực được xác định cần cải thiện. Điều này có thể được xác định đơn giản thông qua các cuộc khảo sát.
Xây dựng kế hoạch đào tạo
Sau khi xác định nhu cầu và mục tiêu đào tạo, công ty nên bắt đầu xây dựng kế hoạch. Một kế hoạch đào tạo nội bộ bao gồm các yếu tố sau:
- Tên chương trình đào tạo. Ví dụ: chương trình đào tạo cho bộ phận hậu cần, chương trình đào tạo cho bộ phận bán hàng, v.v.
- Mục tiêu đào tạo phải đạt được. Ví dụ: Nâng cao năng lực chuyên môn của bộ phận dịch vụ trở lại, nâng cao kỹ năng thực hành của bộ phận bán hàng…
- Các thành phần sẽ tham gia vào chương trình đào tạo. Tùy theo mục tiêu đào tạo mà bạn phải thông báo cho đúng người để tham gia.
- Bộ phận nhân sự và các bộ phận sẽ phụ trách đào tạo nội bộ. Ví dụ: Trưởng bộ phận bán hàng sẽ phụ trách đào tạo nâng cao kỹ năng thực hành cho bộ phận bán hàng, trưởng bộ phận hành chính sẽ đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn cho bộ phận hậu cần.
- Nội dung và hình thức thực hiện
- Thời gian và ngân sách phải khả thi
- Các vấn đề khác cần quan tâm
Kế hoạch đào tạo nội bộ càng phát triển thì việc đào tạo sẽ càng hiệu quả.
Chuẩn bị dụng cụ tập luyện
Bước tiếp theo là chuẩn bị các công cụ đào tạo nội bộ, bao gồm thiết kế slide khóa học, nội dung, tài liệu phát tay, v.v. Để hoàn thành bước này một cách chính xác, bạn phải chú ý những vấn đề sau:
- Bài học phải được trình bày sao cho người nghe dễ hiểu nhất.
- Chuẩn bị nội dung đào tạo trực tuyến và đánh giá liên quan trực tiếp đến mục tiêu đào tạo nội bộ.
- Chuẩn bị càng nhiều ví dụ thực tế càng tốt: mọi người nhớ các tình huống cụ thể tốt hơn.
- Chuẩn bị tình huống để học viên trò chuyện, tương tác với giảng viên và tương tác với nhau trong quá trình đào tạo.
- Cung cấp cho mọi người nhiều cơ hội để đưa ra phản hồi trong quá trình đào tạo.
- Hãy chia tài liệu đào tạo thành những “nội dung ngắn” để dễ tiếp thu và hiểu hơn.
- Chuẩn bị những món quà nhỏ để giúp người học cảm thấy hứng thú hơn.
Triển khai đào tạo
Trong giai đoạn này, công ty nên thông báo cho những người tham gia đào tạo để họ hiểu được tinh thần và mục tiêu của chương trình đào tạo.
Các chương trình đào tạo nội bộ phải được triển khai theo kế hoạch để đảm bảo chất lượng tối đa. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá sau đào tạo.
Đánh giá sau đào tạo
Kết thúc khóa đào tạo, giảng viên phải cho học viên làm bài kiểm tra để kiểm tra kiến thức đã tiếp thu. Cần phải đặt ra yêu cầu về điểm tối thiểu. Nếu người học không đạt yêu cầu, doanh nghiệp phải tổ chức đào tạo lại để bổ sung kiến thức.
Công ty cũng nên yêu cầu người học đánh giá lại các khóa đào tạo nội bộ của giảng viên để đánh giá việc thi đua của các diễn giả, trao giải thưởng cuối năm cho các diễn giả xuất sắc, được đánh giá cao, các diễn giả tâm huyết… góp phần xây dựng và củng cố văn hóa doanh nghiệp.
Sửa đổi đào tạo (nếu có)
Khi một công ty đã trải qua quá trình đào tạo, cần phải thu thập phản hồi từ tất cả các bên liên quan. Sau đó phân tích phản hồi này cùng với đánh giá hiệu suất của nhân viên để xác định tính hiệu quả của chương trình đào tạo. Nếu mục tiêu hoặc mong đợi không được đáp ứng, công ty có thể cần phải xem lại chương trình đào tạo.
Kết luận
Một chương trình đào tạo nội bộ sẽ hiệu quả nhất khi được xây dựng trên cơ sở thực tiễn kinh doanh. Các chương trình đào tạo này phải được xây dựng ngay từ đầu và thường được đưa vào kế hoạch chung hàng năm của công ty.