Ngày nay trên thị trường các sản phẩm đào tạo, hệ thống LMS là một phần không thể thiếu trong chương trình đào tạo trực tuyến. Tuy nhiên, nếu lựa chọn sai lần, rất dễ gây lãng phí tài nguyên, triển khai không hiệu quả và làm thất thoát tài chính của doanh nghiệp. Câu hỏi đặt ra là: nền tảng hiện tại doanh nghiệp bạn đang sử dụng có tất cả các tính năng LMS thiết yếu hỗ trợ cho quá trình đào tạo hay không? Vậy đâu là những tính năng hàng đầu trong hệ thống LMS?
1. Giao diện thân thiện với người dùng
Một trong những tính năng LMS bị bỏ qua nhiều nhất, nhưng cũng là một trong những tính năng quan trọng nhất đó là giao diện thân thiện với người dùng. Mọi thành viên trong công ty có thể sử dụng nó không, hay nó cần được đào tạo chuyên sâu? Giao diện người dùng trực quan cho phép cán bộ đào tạo, quản lý và người học trong doanh nghiệp điều hướng nền tảng một cách dễ dàng cũng như sử dụng hết công suất tất cả các tính năng trong hệ thống LMS.
2. Tích hợp đa định dạng tài liệu
Trên thị trường hiện nay, không phải tất cả các Hệ thống quản lý học tập đều có tính năng tích hợp đa định dạng tài liệu và thậm chí có thể không cần chức năng này nếu doanh nghiệp hài lòng với các công cụ hiện tại của mình. Tuy nhiên, đó là một sự bổ sung có giá trị cho hệ thống, vì theo thời gian chúng ta cần phải phát triển, triển khai các khóa học trực tuyến mới. Lúc đó việc tích hợp được đa định dạng tài liệu sẽ làm khóa học trở nên thú vị và thu hút người học hơn rất nhiều. Hầu hết các tính năng phổ biến trong hệ thống LMS sẽ hỗ trợ được những định dạng thông thường như .doc, .xls, .pdf,… Để làm đa dạng nội dung hơn, hãy tìm kiếm LMS tương thích với đa định dạng.
3. Hệ thống LMS hỗ trợ truy cập ngoại tuyến.
Tất cả những người đã và đang sử dụng phần mềm đào tạo trực tuyến luôn mong đợi nội dung đào tạo có thể tương thích với thiết bị di động. Bởi một hệ thống LMS có tính năng truy cập ngoại tuyến cung cấp cho họ sức mạnh để truy cập các khóa đào tạo trên bất kỳ thiết bị nào, ngay cả khi họ không có quyền truy cập Internet. Họ chỉ cần tải xuống tài nguyên hoặc hoạt động đào tạo trực tuyến để hoàn thành sau đó. Điều này là lý tưởng cho những người học trong công ty ở các địa điểm xa, ví dụ như nhân viên thực hiện cuộc gọi bán hàng hoặc những người muốn đào tạo trong khi đi du lịch. Ngoài ra, một cách tối ưu nữa là quyền truy cập vào ứng dụng đào tạo. Người học trong công ty có thể đăng nhập vào nền tảng và đồng bộ hóa tiến trình của họ trên thiết bị di động nhờ sự hỗ trợ của ứng dụng.
4. Báo cáo LMS tùy chỉnh
Các tính năng trong hệ thống LMS thường gặp nhất là báo cáo và phân tích. Nhưng báo cáo có thể tùy chỉnh giúp quản lý theo dõi các sáng kiến đào tạo trực tuyến phù hợp với mục tiêu và lộ trình học tập của nhân viên, cũng như chỉ định cách thức và thời điểm cần gửi báo cáo. Ví dụ: có thể thiết lập gửi email tự động hàng tuần. Báo cáo LMS tùy chỉnh có thể bao gồm từ thành tích và chứng nhận dựa trên huy hiệu cho đến các quá trình đào tạo và kiểm tra trực tuyến bên ngoài. Chúng ta cũng nên xác minh rằng LMS đi kèm với một loạt các báo cáo bên ngoài để đơn giản hóa quy trình.
5. Tích hợp tính năng trò chơi.
Đối với cách đào tạo truyền thống thì phương pháp này có vẻ không quá phổ biến bởi xây dựng một mô hình trò chơi cần mất khá nhiều thời gian và kinh phí. Nếu hệ thống LMS mà doanh nghiệp bạn đang đầu tư vào có tính năng thiết kế trò chơi thì đây cũng là một lợi thế rất lớn để khóa học đào tạo thêm thú vị. Trên thế giới đã chứng minh rằng: cơ chế trò chơi cải thiện đáng kể động lực và sự tham gia của người học. Trò chơi liên quan đến các mẫu eLearning, huân chương, tăng cấp, bảng xếp hạng khi hoàn thành sẽ làm nhân viên hứng thú và muốn tham gia hơn là một khóa học chỉ toàn nội dung lý thuyết.
6. Quản lý chứng chỉ
Quản lý chứng chỉ cho phép doanh nghiệp triển khai các chứng chỉ đào tạo trực tuyến để duy trì sự tuân thủ, cũng như đảm bảo rằng mọi thành viên trong tổ chức sở hữu các kỹ năng và kiến thức cần thiết để đáp ứng các tiêu chuẩn của công ty. Tính năng phải có công cụ tùy chỉnh các đường dẫn chứng nhận và xác định thời hạn. Một tính năng bổ sung cần triển khai là thông báo gia hạn tự động và hết hạn. Ví dụ: hệ thống sẽ gửi một email đến những người học trong công ty một tháng trước khi chứng chỉ hết hiệu lực để họ có thể lập kế hoạch phù hợp.
7. Đa ngôn ngữ
Nhiều câu hỏi đặt ra là hệ thống LMS của doanh nghiệp bạn có hỗ trợ nhiều ngôn ngữ không? Hay nền tảng đang loại trừ trường hợp đó? Hầu hết các khóa đào tạo trực tuyến hiện nay đều phục vụ cho học viên của các công ty toàn cầu. Do đó, các doanh nghiệp cần một nền tảng hỗ trợ các ngôn ngữ phổ biến nhất, bao gồm tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức và tiếng Tây Ban Nha. Chúng ta có thể đặt một ngôn ngữ mặc định, cũng như cho phép những người học trong công ty có cơ hội lựa chọn ngôn ngữ của riêng họ. Một số hệ thống thậm chí còn trang bị màn hình bản địa hóa có thể tùy chỉnh cho mọi thị trường mục tiêu. Ví dụ: bạn có thể phát triển một màn hình chào mừng riêng cho từng ngôn ngữ, các hình ảnh có liên quan và các bản dịch.
8. Công cụ đánh giá đào tạo trực tuyến
Công cụ tích hợp này thường có các mẫu ở nhiều định dạng thử nghiệm, từ nhiều câu hỏi đến phản hồi mở. Chúng ta cũng có thể thêm các tiêu chí chấm điểm tùy chỉnh để đảm bảo rằng các bài đánh giá đào tạo trực tuyến trong hệ thống LMS đang đánh giá đúng kỹ năng / kiến thức. Hơn nữa, người học trong công ty có thể lưu phần đánh giá tại thời điểm họ dừng lại do bị mất kết nối Internet hoặc có việc bận cần phải ra ngoài thay vì phải bắt đầu đánh giá đào tạo trực tuyến ngay từ đầu, điều này có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ của kết quả.
9. Danh mục riêng dành cho người học
Tính năng này cho phép người học trong công ty tải lên nội dung đào tạo trực tuyến của riêng họ và tạo điều kiện chia sẻ kiến thức trong tổ chức. Họ có thể hưởng lợi từ phản hồi dựa trên đồng nghiệp và cải thiện khả năng lưu giữ kiến thức, bởi phải hiểu đầy đủ chủ đề trước khi chia sẻ về chủ đề đó. Các tính năng của hệ thống LMS chắc chắn phải bao gồm một cơ sở dữ liệu tích hợp cho phép người học trong công ty lập danh mục công việc và thậm chí có thể nhận được tín chỉ. Tuy nhiên, cũng phải có một số hình thức xác minh của quản lý trước khi nội dung đó được công bố rộng rãi.
10. Video trực tiếp
Với tính năng này, doanh nghiệp có thể tổ chức các sự kiện đào tạo trực tuyến trực tiếp, ghi lại chúng để xem sau và thậm chí có thể chỉnh sửa cảnh quay thô để sử dụng lại thành tài liệu đào tạo. Ví dụ bằng cách thêm hình ảnh và các hoạt động để đưa sự kiện vào hội thảo trên web về đào tạo trực tuyến. Các tính năng video trực tiếp cũng nên bao gồm các công cụ tương tác để những người học có thể bình luận và trao đổi với đồng nghiệp của họ và người hướng dẫn/ dẫn chương trình.
Đây chỉ là một số ít các tính năng cần có trong hệ thống LMS. Nếu thiếu bất kỳ điều nào trong số này, chúng ta có thể nghĩ đến việc đầu tư vào một giải pháp mới. Sau đó, mua các tiện ích bổ sung hoặc nâng cấp để cải thiện chức năng. Tốt nhất nên gặp nhà cung cấp LMS của mình để xem liệu họ có thể giải quyết các vấn đề này hay không trước khi tìm kiếm các tùy chọn khác.
Bạn đang tìm hiểu về hệ thống LMS, nhưng thậm chí không biết bắt đầu từ đâu? Những tính năng nào sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn và đảm bảo đào tạo trực tuyến thành công? Hãy tìm đến nền tảng Đào Tạo Nội Bộ để tìm được câu trả lời.
=> Xem thêm: 6 tính năng tại phần mềm đào tạo trực tuyến cho doanh nghiệp