Thế kỷ 21 được coi là kỷ nguyên số, trong đó sự tiến bộ của giáo dục và đào tạo với tài liệu số hóa, phương pháp đào tạo mới đang phát triển mạnh mẽ. Có thể nói số hóa tài liệu đang là xu hướng rất phổ biến với ưu điểm cả về chi phí lẫn chất lượng. Tuy nhiên, vẫn còn những thách thức khi triển khai quy trình số hóa này cho doanh nghiệp. Làm thế nào để chủ động được quy trình này? Hãy xem ngay bài viết dưới đây của Đào Tạo Nội bộ!
1. Thực trạng số hóa tài liệu trong thế kỷ 21
Chúng ta đang bước vào thế kỷ 21, nơi không có giới hạn nào đối với công nghệ. Đó là thời kỳ tăng trưởng triệt để, nơi công nghệ chiếm lĩnh mọi ngóc ngách. Smartphone – điện thoại thông minh, laptop – máy tính xách tay và tablet – máy tính bảng không còn là những từ xa lạ.
Tính tò mò của người học ngày càng lớn, và các phương thức vận hành của quá trình giáo dục và đào tạo được thiết kế trước đây khó đáp ứng được nhu cầu ngày nay. Nếu cứ tiếp tục chỉ đào tạo theo phương pháp truyền thống thì ít nhiều sẽ tước đi cơ hội tiếp cận với phương pháp hiện đại.
Vì vậy, việc nhanh chóng triển khai quá trình số hóa tài liệu ứng dụng vào công tác giáo dục đào tạo tại các trường học, doanh nghiệp là vô cùng cần thiết.
2. Khó khăn thường gặp khi số hóa tài liệu
Chi phí đầu tư ban đầu cao
Về cơ bản, quá trình số hóa tài liệu là chuyển đổi tài liệu từ hình dạng thông thường thành tài liệu kỹ thuật số mà máy tính có thể nhận dạng và đọc được. Quá trình này đòi hỏi phải có hệ thống hạ tầng công nghệ, thiết bị hỗ trợ tiêu chuẩn để đảm bảo chất lượng quét.
Mặt khác, cho dù đã trang bị đủ hết các công cụ để số hóa tài liệu, các công ty cũng có thể không thực hiện được do thiếu nguồn lực cả về số lượng và trình độ chuyên môn. Ngày nay, có rất ít công ty, đơn vị có đội ngũ nhân sự đủ năng lực, chuyên môn để số hóa và quản lý nội dung một cách chuyên nghiệp. Do đó, các công ty sẽ phải có kế hoạch đào tạo nhân viên cho các vị trí chuyên môn, quản lý, kỹ thuật…
Rủi ro bảo mật nội bộ xảy ra trong quá trình
Dữ liệu sau khi được quét có thể sẽ bị chỉnh sửa, sao chép trái phép. Mặc dù, điều này có thể dễ dàng khắc phục đối với người quản trị mạng nhưng lại không dễ dàng đối với nhân viên của một cơ quan, công ty sử dụng cơ sở dữ liệu đã số hóa.
Để hạn chế tình trạng này khi thực hiện quy trình số hóa tài liệu, các công ty có thể áp dụng các phương pháp bảo vệ dữ liệu ở 3 cấp độ: cấp độ mạng, cấp độ cơ sở dữ liệu và cấp độ người dùng.
Tuy nhiên, phương pháp này không thực sự tối ưu đối với những công ty có số lượng nhân viên lớn, có thể xảy ra tình trạng một số người có quyền quản trị mạng lạm quyền, sao chép hoặc sửa đổi toàn bộ cơ sở dữ liệu vì mục đích cá nhân hoặc do sơ sót.
Yêu cầu đào tạo cán bộ đồng bộ và có hệ thống
Khi dữ liệu được chuyển đổi và lưu trữ ở dạng kỹ thuật số, cách tiếp cận sẽ không còn giống như cách tiếp cận truyền thống. Vì vậy, doanh nghiệp nên tiến hành đào tạo đồng bộ và có hệ thống toàn bộ nhân viên để họ nắm vững quy trình số hóa tài liệu đúng nguyên tắc, đúng mục đích, tránh các sự cố ảnh hưởng đến việc sao lưu dữ liệu.
Các bước làm chủ quy trình số hóa tài liệu
Bước 1: Thu thập tài liệu để quét
Thật vậy, không công ty nào có thể hoàn thành quy trình số hóa trên phần mềm daotaotructuyen trong một lần bởi khối lượng tài liệu luôn dao động trong khoảng từ trung bình đến rất lớn, tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực hoạt động.
Số lượng quét cùng lúc nhiều sẽ khiến tài liệu bị quét sai, ảnh hưởng đến chất lượng lưu trữ. Ngoài ra, tiêu chuẩn quét cũng tùy thuộc vào mục tiêu của từng chủ sở hữu mà các dịch vụ số hóa cũng sẽ thay đổi.
Bước 2: Chuẩn bị
Lấy tài liệu ra khỏi thùng carton, đặt phẳng.
Phân loại tài liệu, tách tài liệu rách nát, hư hỏng cần phục hồi theo các kỹ thuật số hóa khác nhau. Ví dụ: quét từng tờ cho tài liệu lưu trữ thông thường, quét sách cho tài liệu lưu trữ đóng sách.
Bước 3: Cấu hình hệ thống
Quét và cấu hình hệ thống hình ảnh, đặt tên tệp và điều chỉnh định dạng phù hợp, đóng và ghim lại thứ tự tổ chức của tài liệu gốc, tạo siêu dữ liệu (metadata – cung cấp thông tin cho phép người quản lý thông tin và người dùng hiểu rõ hơn về bản chất của dữ liệu họ hoặc các thông tin liên quan khác như kích thước cơ sở của cơ sở dữ liệu, danh mục hoạt động của các loại dữ liệu khác nhau).
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình số hóa tài liệu từ dạng truyền thống hay sang dạng số. Mục lục tài liệu được tạo và thêm vào tài liệu thông qua phần mềm ứng dụng ,…
Bước 4: Kiểm tra tài liệu
Tài liệu trước khi chính thức được số hóa để cho vào chương trình đào tạo trực tuyến e-learning phải được kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo không phát sinh lỗi kỹ thuật không đáp ứng yêu cầu, vi phạm tiêu chuẩn số hóa.
Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ sau số hóa
Sau khi quá trình quét hoàn tất, tài liệu gốc sẽ được phát hành cho công ty theo các yêu cầu bảo mật. Mặt khác, toàn bộ chứng từ sau khi scan còn phải được xuất ra và lưu trữ trong hệ thống lưu trữ của công ty.
Ở trên là hướng dẫn làm chủ quy trình số hóa tài liệu khá đầy đủ cho doanh nghiệp, hy vọng thông qua bài viết các đơn vị, tổ chức sẽ nhận thêm được nhiều kiến thức hữu ích cho mình. Nếu có thắc mắc hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được giải đáp.
Xem thêm: