Ngày nay, công nghệ thông tin đã trở thành một khía cạnh thiết yếu của cuộc sống hàng ngày. Các tổ chức hiện đang khai thác sức mạnh của phần mềm đào tạo trực tuyến để cải thiện năng suất lao động và đạt được kết quả mong muốn.
Lực lượng lao động được đào tạo tốt là điều quan trọng và việc chuẩn bị cho nhân viên sử dụng các phần mềm trong hoạt động sản xuất kinh doanh không phải là nhiệm vụ dễ dàng. Một chương trình đào tạo trực tuyến dành cho nhiều người không còn là một lựa chọn tốt nhất nữa, vì các phần mềm đa dạng ngày nay đã được xây dựng cho các chức năng khác nhau và nhu cầu học tập khác nhau của người học trong công ty.
Vì lý do này, doanh nghiệp phải phát triển và triển khai một chiến lược đào tạo trực tuyến hiệu quả lấy người học làm trung tâm. Điều này sẽ cho phép công ty mở rộng quy mô kỹ năng kỹ của lực lượng lao động và trang bị cho họ các tài nguyên đào tạo trực tuyến mà họ yêu cầu.
Dưới đây là 7 mẹo hữu ích để phát triển các phần mềm đào tạo trực tuyến hiệu quả dành cho nhân viên.
1. Tìm hiểu đối tượng sử dụng phần mềm đào tạo trực tuyến
Trước khi tiến hành sử dụng phần mềm, các nhà quản lý nên khảo sát một bộ hồ sơ chi tiết về nhân viên để phục vụ cho việc phân tích lý lịch, sở thích học tập và kinh nghiệm nghề nghiệp của họ. Sau đó, sử dụng dữ liệu này để phát triển một chiến lược đào tạo trực tuyến. Các tổ chức phải nhận ra rằng mỗi nhân viên đều có những đặc điểm khác biệt và tiềm năng học tập của mỗi người là không giống nhau.
Do đó, phân tích trải nghiệm người dùng tổng thể là một công việc trọng tâm chính khi thiết kế phần mềm đào tạo trực tuyến. Hơn nữa, đối với các công ty đa quốc gia, các nhân viên phân tán trên khắp toàn cầu, vấn đề về ngôn ngữ và chuẩn mực văn hóa được thể hiện trên phần mềm là rất quan trọng. Hãy thiết kế nội dung đào tạo trực tuyến được bản địa hóa để phục vụ cho nhu cầu đào tạo tại các chi nhánh ở những quốc gia khác.
2. Sử dụng các phương pháp giảng dạy đa dạng
Các khóa đào tạo do người hướng dẫn có thể được yêu cầu để có những định hướng kỹ lưỡng hơn hoặc giải quyết các thắc mắc của người học trực tiếp ngay trên lớp. Tuy nhiên đối với phần mềm đào tạo trực tuyến phải bao gồm nhiều thành phần kỹ thuật quan trọng để đáp ứng nhu cầu học tập của người dùng. Điều này đảm bảo rằng nhân viên có thể xây dựng nền tảng kiến thức và kinh nghiệm của họ mọi lúc, mọi nơi.
Ngoài ra, nên kết hợp nhiều hoạt động đào tạo trực tuyến với các bài học thực hành như: trò chơi, các tình huống thực tế để nhân viên sử dụng thành thạo phần mềm hơn. Một bí quyết khác để thành công trong đào tạo trực tuyến bằng phần mềm là thu hút người học bằng thính giác, vận động và thị giác. Điều này giúp kết hợp tốt các nguồn đào tạo để đáp ứng sở thích học tập cá nhân của họ.
3. Sử dụng bản mô phỏng để trải nghiệm phần mềm
Người học trong công ty sẽ thực sự quan tâm đến một hệ thống đào tạo trực tuyến nếu doanh nghiệp cho họ trải nghiệm thử bản demo của sản phẩm. Ngoài việc giúp nhân viên có được cảm nhận về phần mềm, bản demo phần mềm đào tạo trực tuyến giúp nhân viên kiểm tra các chức năng khác nhau của nền tảng và xác định các lĩnh vực cần quan tâm.
Ví dụ, một số nhân viên không thành thạo công nghệ thông qua bản demo có thể biết được lỗ hổng của họ ở đâu để công ty nhờ người có chuyên môn hướng dẫn. Còn đối với những người đã có kỹ năng sử dụng, họ sẽ có cơ hội trải nghiệm các tính năng nhiều hơn để biết được tính năng nào phục vụ cho việc học của họ hiệu quả hơn, thậm chí họ còn có thể tư vấn cho các giảng viên những tính năng giúp bài học hiệu quả.
4. Thiết kế các tính năng dành cho từng đối tượng sử dụng.
Trong doanh nghiệp, mỗi nhân viên đều có nền tảng và trình độ kinh nghiệm khác nhau và cũng sử dụng phần mềm đào tạo trực tuyến cho các mục đích khác nhau. Ví dụ: các nhà quản lý tiếp thị sử dụng một ứng dụng phân tích để trích xuất các báo cáo bán hàng, trong khi các nhà quản lý tài chính sử dụng cùng một ứng dụng để thu thập dữ liệu tài chính.
Ngoài ra khi phát triển các tính năng, hãy đặt ra những kịch bản về các sự cố, câu hỏi bất chợt liên quan đến phần mềm để có thể giải quyết vấn đề đó nhanh nhất, hạn chế tất cả các rủi ro trong khi công ty đào tạo nhân sự.
5. Thêm các ví dụ và trường hợp thử nghiệm trong thực tế
Khi công ty ra quyết định áp dụng phần mềm vào trong đào tạo, hãy nghiên cứu các tính năng của sản phẩm trước khi chuyển đến nhân viên. Phần mềm đào tạo trực tuyến hiệu quả phải đem lại sự tự tin và đủ truyền tải các nội dung bài học chất lượng để nhân viên có thể áp dụng vào trong công việc thực tế.
Do đó, các tổ chức cần làm việc với các nhà phát triển phần mềm để thiết kế các trường hợp kiểm thử tính năng cho các khóa đào tạo. Điều này cho phép người dùng cuối thực hiện quy trình nghiệp vụ trong khi sử dụng phần mềm. Thực hành lặp đi lặp lại các trường hợp thử nghiệm giúp học viên đạt được sự hoàn hảo trong quá trình đào tạo trực tuyến.
6. Sử dụng những người cố vấn
Doanh nghiệp phải có khả năng xác định các thành viên trong tổ chức ai là người có kinh nghiệm thực tế và khả năng giảng dạy. Tốt nhất nên chọn người cố vấn nằm trong các bộ phận khác nhau, những người này sẽ đóng vai trò huấn luyện nhân viên sử dụng phần mềm đào tạo trực tuyến. Khi nhân viên đối mặt với những trở ngại sẽ luôn được giúp đỡ. Tương tự như vậy, người cố vấn có thể can thiệp trước khi vấn đề leo thang.
Làm việc chặt chẽ với nhân viên cũng sẽ cho phép người cố vấn thu thập phản hồi từ nhân viên trong thời gian sử dụng sản phẩm. Sau đó, họ có thể cộng tác với các nhà quản lý và nhà phát triển eLearning để tinh chỉnh và nâng cấp khóa đào tạo trực tuyến.
7. Xây dựng hệ thống hỗ trợ hiệu quả
Theo định kỳ, nên cho nhân viên làm một bản báo cáo về hạn chế hoặc khó khăn họ gặp phải khi sử dụng phần mềm. Điều này cho phép doanh nghiệp liên tục cải thiện trải nghiệm người dùng và năng suất tại nơi làm việc. Qua đó, các nhà cung cấp sẽ tạo một hệ thống hỗ trợ hiệu quả cho chính phần mềm đào tạo trực tuyến bằng cách thiết lập các nhóm truyền thông xã hội nơi nhân viên có thể đặt câu hỏi hoặc chia sẻ mẹo.
Tạo phần Câu hỏi thường gặp bao gồm các vấn đề phổ biến nhất mà nhân viên gặp phải trong công việc. Cung cấp cho họ các tài nguyên hỗ trợ mà họ cần để liên tục cải tiến phương thức làm việc của mình.
Với xu hướng hiện nay, các tổ chức đang chuẩn bị cho nhân viên của họ bắt kịp với môi trường làm việc luôn thay đổi. Các chuyên gia eLearning phải tính đến nhu cầu đào tạo trực tuyến của nhân viên với các cấp độ kinh nghiệm, nền tảng và trách nhiệm công việc khác nhau. Hiểu nhân viên là chìa khóa để mở ra tiềm năng của họ và nâng cao trình độ. Cuối cùng, hãy liên tục thiết kế và nâng cấp để phần mềm đào tạo trực tuyến mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp .
Vậy làm thế nào để cho việc đào tạo trực tuyến trong doanh nghiệp nhiều tương tác và hấp dẫn hơn? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong những bài viết mới trên Đào Tạo Nội Bộ.
>> Xem thêm: Cẩm nang toàn cảnh về hệ thống LMS trong đào tạo trực tuyến (Phần 4)