Trong bài viết lần trước Đào Tạo Nội Bộ đã giúp anh/chị tìm hiểu về phần mềm họp trực tuyến và bước đầu tiên trong quá trình tạo phần mềm trực tuyến hiệu quả. Vì vậy trong bài viết ngày hôm nay chúng ta sẽ cùng đi tìm hiểu về 4 bước còn lại.
2 Tạo phần mềm họp trực tuyến – Xác định bộ tính năng MVP
Sản phẩm dùng thử (MVP) là loại sản phẩm được xây dựng với các tính năng cốt lõi nhằm đáp ứng nhu cầu thiết thực của khách hàng. Sau đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những tính năng phổ biến nhất mà người dùng tìm kiếm trong phần mềm họp trực tuyến khi sử dụng các hệ thống elearning.
a) Đăng ký tài khoản
Khi xây dựng quy trình đăng ký, bạn nên chú ý đến các chi tiết cụ thể về đối tượng mục tiêu của mình. Một biểu mẫu đăng ký cho khách sử dụng phần mềm họp trực tuyến nên yêu cầu càng ít thông tin càng tốt. Phần mềm có thể tích hợp với các tài khoản mạng xã hội lớn (google, facebook,…) để đăng ký nhanh chóng và thuận tiện hơn cho người dùng. Ngoài ra, có thể sử dụng mẫu đăng ký đơn giản, chỉ chứa 3 – 5 thông tin cần điền.
b)Quản lý hồ sơ
Bạn nên cho phép người dùng quản lý hồ sơ cá nhân của họ trên phần mềm họp trực tuyến để họ cập nhật một số thông tin cá nhân:
- Ảnh đại diện
- Chỉnh sửa thông tin cá nhân và bằng cấp
- Khả năng hiển thị thông tin liên hệ
- Điều chỉnh cài đặt quyền riêng tư
Danh sách các chức năng quản lý hồ sơ có thể khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu thu thập thông tin chi tiết của công ty bạn.
c) Kiểm tra âm thanh/hình ảnh
Phần mềm họp trực tuyến nên cho phép người dùng kiểm tra âm thanh và video của họ trước khi tham gia cuộc họp. Đã có một số trường hợp các nhà cung cấp bỏ qua tính năng này và có những trục trặc về hình ảnh, âm thanh trong khi sử dụng. Cho họ kiểm tra trước khả năng tiếp nhận hình ảnh, âm thanh sẽ giúp bạn loại bỏ được những phản hồi tiêu cực về phần mềm, cho khách hàng có những trải nghiệm thoải mái nhất khi mua sản phẩm của bạn.
d) Gọi cá nhân và gọi theo nhóm
Các cuộc họp trên video và âm thanh trực tiếp là một trong những tính năng cần thiết dành cho phần mềm họp trực tuyến. Để đạt được sự thuận tiện đối với người dùng, phần mềm của bạn phải đảm bảo cuộc gọi cá nhân hay cuộc gọi nhóm đều phải rõ ràng, mượt mà như nhau, tránh tình trạng kết nối chập chờn khi gọi với số lượng nhóm lớn.
e) Chat
gọi theo nhóm và cá nhân
Phần mềm họp trực tuyến nên cho người dùng trao đổi thông tin qua khung trò chuyện, vì điều này bổ sung thêm một kênh liên lạc trong các cuộc họp.
f) Tính năng bổ sung
Ngoài ra còn một số tính năng bổ sung mà bạn có thể triển khai trong các bản phát hành tiếp theo.
- Chia sẻ màn hình: tính năng này đặc biệt hữu ích khi trình bày bài thuyết trình, kế hoạch với các thành viên trong nhóm hoặc trình chiếu các kỹ thuật công nghệ mới mà khó có thể tích hợp vào trong nền tảng ngay lúc đó.
- Ghi âm cuộc gọi: tính năng này rất quan trọng đối với những người tham dự và chuyên gia, giúp họ lưu trữ toàn bộ thông tin được truyền tải trong buổi hội thảo dễ dàng khi sử dụng phần mềm họp trực tuyến của bạn mà không cần phải trả thêm chi phí cho một bên thứ ba
- Tính năng lọc tiếng ồn: cho phép người dùng tránh những tiếng ồn xung quanh như gõ bàn phím hoặc xáo trộn giấy, làm ảnh hưởng đến giờ họp.
- Hình nền: tăng khả năng trải nghiệm người dùng thuận, tiện hơn trong việc tập trung vào con người thay vì bị tác động bởi những ngoại cảnh như phòng ngủ, phòng khách,…
- Thăm dò ý kiến: có thể bổ sung cho việc ra quyết định trong các cuộc họp nhóm hoặc giúp thu thập phản hồi trong quá trình diễn ra hội thảo trên phần mềm họp trực tuyến.
- Nhắc nhở tự động: giúp giảm thiểu sự chậm trễ và vắng mặt cho dù khách hàng của bạn có đang tham dự cuộc họp hay không bằng cách thiết lập các thông báo tự động đến từ quản lý.
3. Đảm bảo chất lượng video và âm thanh cao
Cuộc gọi video chất lượng cao là điều mà khách hàng mục tiêu chủ yếu mong đợi ở phần mềm họp trực tuyến. Để đáp ứng nhu cầu của họ, hãy đảm bảo phần mềm của bạn có đủ băng thông và dung lượng CPU để hỗ trợ video HD.
Ngoài ra, thật tuyệt nếu phần mềm đảm bảo rằng chất lượng video sẽ điều chỉnh theo tốc độ kết nối internet của người dùng và loại thiết bị.
Chất lượng âm thanh cũng quan trọng không kém đối với trải nghiệm người dùng. Nhiệm vụ của bạn là cung cấp chất lượng âm thanh rõ ràng và sắc nét, không bị méo âm thanh gây khó chịu cho người sử dụng.
4. Cung cấp đủ bảo mật
Để đảm bảo tính bảo mật cho các cuộc trò chuyện của người dùng, phần mềm họp trực tuyến phải hỗ trợ mã hóa đầu cuối. Điều này có nghĩa là dữ liệu phải được mã hóa ở đầu người gửi và chỉ được giải mã ở đầu người nhận để không ai có thể truy cập vào dữ liệu khi chuyển tiếp.
Để triển khai mã hóa đầu cuối, bạn có thể sử dụng các công nghệ như mã hóa AES-256 hoặc mã xác thực tin nhắn HMAC-SHA256.
AES-256 là một giao thức có mật mã khóa đối xứng. Các khóa đối xứng thích hợp cho việc trao đổi thông tin trong nội bộ. Vì chúng cần ít sự tính toán hơn so với khóa không đối xứng, nên mã hóa nhanh hơn và hiệu quả hơn.
HMAC là viết tắt của mã xác thực tin nhắn dựa trên code. HMAC được sử dụng để xác thực và toàn vẹn dữ liệu để đảm bảo rằng chỉ người dùng hợp lệ mới có thể truy cập vào thông tin cá nhân.
5. Tuân thủ luật và quy định
Ngoài mã hóa, phần mềm họp trực tuyến cũng cần tuân thủ luật và quy định. Ví dụ: nếu bạn định thu thập và xử lý thông tin cá nhân của cư dân Liên minh Châu Âu (EU) và Khu vực kinh tế Châu Âu (EEA), phần mềm và công ty của bạn cần phải tuân thủ Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR).
Nếu doanh nghiệp của bạn sẽ hoạt động ở Canada hoặc ứng dụng của bạn sẽ thu thập và xử lý thông tin cá nhân của công dân Canada cho mục đích thương mại, công ty của bạn cần tuân thủ Đạo luật bảo vệ thông tin cá nhân và tài liệu điện tử (PIPEDA).
Nếu đối tượng mục tiêu của bạn bao gồm các tổ chức y tế ở Hoa Kỳ, bạn cần tuân theo các quy định của HIPAA để đảm bảo mức độ bảo vệ cao nhất đối với thông tin liên quan đến sức khỏe của người dùng.
GDPR, PIPEDA và HIPAA chỉ là những ví dụ về các chế độ bạn có thể cần tuân theo. Danh sách luật, quy định và tiêu chuẩn bạn cần tuân thủ sẽ phụ thuộc nhiều vào đối tượng mục tiêu của bạn và các chi tiết cụ thể của cuộc họp mà người dùng sẽ điều hành. Đó là lý do tại sao việc tuân thủ đòi hỏi phải có nghiên cứu chuyên sâu và hiểu biết về các khía cạnh pháp lý của doanh nghiệp bạn.
Hiện nay các phần mềm đào tạo trực tuyến đều đảm bảo được các yêu cầu mà doanh nghiệp cần khi tìm kiếm các phần mềm họp trực tuyến. Việc sử dụng các phần mềm đào tạo trực tuyến không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng đào tạo mà còn bảo mật thông tin người dùng tyệt đối.
Trên đây là các bước để tạo phần mềm họp trực tuyến cùng Đào Tạo Nội Bộ, hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp anh/chị có thêm thông tin hữu ích