Viết báo cáo là công việc mà nhân sự cần đảm nhận thường xuyên, tuy nhiên không phải ai cũng biết cách viết báo cáo hiệu quả. Vậy làm sao để sở hữu một báo cáo công việc ngắn gọn, súc tích, tạo ấn tượng tốt nhất cho người đọc? Hãy xem ngay nội dung bài viết bên dưới đây của chúng tôi!
Để có mẫu báo cáo công việc cho nhân sự hiệu quả, hãy thực hiện đầy đủ các bước dưới đây của Đào Tạo Nội Bộ:
Nắm bắt chính xác mục đích báo cáo công việc
Cho dù làm báo cáo ngày, tháng hay năm thì cũng cần xác nhận được chính xác mục đích làm báo cáo là gì?. Xác định chính xác nội dung báo cáo chính là điều kiện bắt buộc để có một bản báo cáo đầy đủ, chuẩn xác. Nếu không nắm bắt được nội dung yêu cầu thì bạn sẽ không thể biết được trong bản báo cáo cần đề cập tới nội dung gì hoặc nếu có viết được thì cũng chỉ là một báo cáo vô nghĩa, không có giá trị sử dụng.
Nên hãy dành nhiều thời gian cho việc tìm hiểu mục đích của báo cáo là gì? Làm sao để mô tả, trình bày dễ hiểu, thuyết phục. Xác định rõ mục đích ngay từ đầu sẽ giúp luôn tập trung đồng thời thuyết phục người đọc dễ dàng.
Tìm hiểu người đọc báo cáo
Viết báo cáo hàng năm tới các bên liên quan mỗi năm sẽ khác với đánh giá tài chính. Do vậy, cần điều chỉnh ngôn ngữ báo cáo, dùng các dữ liệu, đồ họa hỗ trợ cho người đọc nếu cần.
Bên cạnh đó, cũng nên quan tâm tới phong cách cá nhân của người đọc, họ thường viết tài liệu, email như thế nào?..Thông qua những thông tin này sẽ phản ánh được chính xác sở thích của họ. Tạo sự tương thích sẽ giúp người đọc dễ hấp thu được ý tưởng của người làm báo cáo.
Xem thêm:
Xây dựng một bản đề cương chi tiết
Sau khi xác định được nội dung yêu cầu của báo cáo công việc, cần tiếp tục bước tiếp theo là soạn thảo ra một đề cương chi tiết tất cả những nội dung sẽ đề cập trong báo cáo. Đề cương này sẽ giúp không bị thiếu ý hoặc phải suy nghĩ nên viết gì trong bản báo cáo.
Cấu trúc bản báo cáo hoàn chỉnh cho nhân sự
Bản báo cáo đầy đủ cần phải đáp ứng đầy đủ 4 yếu tố:
1. Tóm tắt đánh giá
Bản báo cáo nên được bắt đầu với bản tóm tắt đánh giá kết quả công việc. Đây là mục đầu tiên người đọc nhìn vào do đó có thể coi là phần quan trọng số 1 của báo cáo. Thông thường, họ sẽ căn cứ vào phần báo cáo để quyết định có nên tiếp tục đọc tiếp hay không.
Việc đánh giá kết quả công việc trong mô hình trực tuyến chức năng,… cũng giúp xem lại được toàn quá trình thực hiện nhiệm vụ, phần này khá giống với báo cáo thành tích cho cấp trên.
Nên cần đặc biệt lưu ý. Hãy đánh giá một cách trung thực, không nên chỉ khoe những kết quả đạt được mà bỏ qua những khó khăn, thiếu sót đang gặp phải. Bởi cấp trên họ sẽ dễ dàng nhìn thấy được khuyết điểm trong bản báo cáo.
2. Giới thiệu bối cảnh báo cáo
Cần trình bày bối cảnh cho bản báo cáo công việc và phác thảo cấu trúc của nội dung. Xác định phạm vi và phương án triển khai báo cáo.
3. Nội dung chính của báo cáo
Lúc này, cần phải vận dụng hết các kỹ năng viết báo cáo, đây cũng là phần dài nhất của báo cáo và cần trình bày chi tiết những mục phân tích, thảo luận cùng phần đề xuất. Có thể thêm số liệu, đồ họa vào phần báo cáo.
– Phân tích nguyên nhân
Cần đánh giá chính xác kết quả công việc, xác định các ưu nhược điểm trong quá trình thực hiện và kèm theo nguyên nhân dẫn tới kết quả đó. Nên đầu tư thật nhiều thời gian, công sức để trình bày phần này.
Bởi nếu tìm ra được nguyên nhân và phân tích được nguyên nhân sẽ chứng tỏ người làm báo cáo trong cơ cấu trực tuyến là người rất có trách nhiệm với công việc. Đồng thời dễ dàng tìm được cách khắc phục vấn đề để cho kết quả công việc tốt hơn.
– Thảo luận ra hướng khắc phục
Nguyên nhân kết quả không tốt thì đã có nguyên nhân rõ ràng, thời điểm này có thể chưa tìm ra cách khắc phục hoặc không có thời gian để khắc phục chúng thì cũng cần phải trình bày một cách đầy đủ và rõ ràng vào báo cáo.
Bao gồm những việc làm tốt, khắc phục được những khó khăn, vấn đề thì cũng nên đưa vào để cho mọi người tham khảo đồng thời tìm ra giải pháp tối ưu hơn nếu như gặp phải trong quá trình làm việc sắp tới.
4. Đề xuất, kiến nghị
Phần cuối báo cáo cần phải đưa ra những kiến nghị riêng của bản thân như: Công việc yêu cầu cần những gì? Hỗ trợ ra sao để đạt kết quả tốt hơn. Việc đề xuất ý kiến không phải chỉ mang lại lợi ích cho riêng một cá nhân mà là cả tập thể, nên hãy mạnh dạn đề xuất.
Trên đây là những thông tin giúp làm báo cáo công việc cho nhân sự hiệu quả. Hy vọng bài viết hữu ích, thuận tiện cho công tác làm báo cáo. Ngoài ra, nếu muốn cập nhật thêm nhiều kiến thức có liên quan thì có thể truy cập vào trang thường xuyên.