Lập kế hoạch công việc như thế nào phù hợp? Trong một xã hội cạnh tranh và yêu cầu cao về hiệu suất, không ngạc nhiên khi áp lực công việc ngày một gia tăng. Theo báo cáo của Deloitte, 77% thanh niên trong độ tuổi từ 18 đến 34 cảm thấy kiệt sức vì áp lực công việc. Để giúp giải quyết áp lực này, có 2 nguyên tắc sắp xếp thời gian biểu cực hiệu quả mà dân công sở có thể áp dụng luôn và ngay. Hãy cùng Đào Tạo Nội Bộ tìm hiểu cách lập kế hoạch công việc hiệu quả nhé!
Áp lực công việc – Mối đe dọa đến tâm lý và chất lượng công việc
Dưới áp lực của các mục tiêu nghiêm ngặt, thời hạn chặt chẽ hoặc trách nhiệm lớn, căng thẳng và lo lắng sẽ trở thành những cảm xúc thường trực hàng ngày. Tâm trạng không tốt chắc chắn sẽ có những tác động tiêu cực đến sự tập trung, sáng tạo và năng suất làm việc của nhân viên công ty.
Không chỉ vậy, đôi khi áp lực công việc dẫn đến làm việc vội vàng, dễ gây ra sai sót và ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Đó cũng là nguyên nhân làm giảm động lực và đam mê, mất niềm vui và sự hài lòng trong công việc.
Để giải quyết vấn đề này, lập kế hoạch hiệu quả đã được chứng minh là một công cụ hữu ích và cần thiết. Bằng cách đặt mục tiêu, quản lý thời gian và tạo sự cân bằng trong cuộc sống, việc lập kế hoạch giúp các bạn trẻ giải tỏa áp lực và đạt chất lượng công việc tốt hơn.
2 nguyên tắc lập kế hoạch công việc hiệu quả
Nguyên tắc lập kế hoạch: SMART
Trước khi xây dựng một kế hoạch cụ thể, việc đầu tiên cần làm là xác định mục tiêu cụ thể. Có mục tiêu rõ ràng sẽ là kim chỉ nam giúp kế hoạch đi đúng hướng, tạo động lực làm việc cũng như định hướng đúng đắn cho con đường mình đã chọn. Với nguyên tắc SMART, bạn sẽ dễ dàng xác định các tiêu chí cần thiết cho một mục tiêu. Nguyên tắc SMART bao gồm 5 yếu tố: Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Liên quan, Có thời hạn.
Cụ thể: Đặt mục tiêu rõ ràng và cụ thể giúp bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng, tránh sự mơ hồ hoặc tưởng tượng phi thực tế và giảm bớt căng thẳng về sự không chắc chắn.
Đo lường được: Đảm bảo mục tiêu có thể đo lường được, cho phép bạn theo dõi tiến trình của mình và đo lường kết quả đạt được.
Có thể đạt được: Xác định các mục tiêu có khả năng đạt được cao trong lập kế hoạch công việc bằng cách đánh giá các nguồn lực, khả năng hoặc hạn chế của bản thân để tránh áp lực không cần thiết và thúc đẩy bản thân.
Liên quan: Các mục tiêu nên liên quan chặt chẽ đến những gì bạn muốn đạt được trong công việc và cuộc sống. Từ đó, bạn sẽ tập trung vào những điều quan trọng nhất và loại bỏ những mục tiêu không cần thiết.
Thời hạn: Đặt ra thời hạn cụ thể cho mục tiêu (ngày, giờ, dự kiến hoàn thành) sẽ tăng tính kỷ luật và giúp bạn tập trung hoàn thành công việc một cách hiệu quả trong khung thời gian nhất định.
Nguyên tắc lập kế hoạch: 5W1H2C5M
Bước tiếp theo khi triển khai lập kế hoạch công việc một cách hiệu quả nhất là xác định phạm vi công việc. Phương pháp 5W1H2C5M là trợ thủ đắc lực giúp bạn lập một kế hoạch chi tiết, chính xác và khoa học thông qua việc trả lời các câu hỏi theo từng nhóm sau:
- 1W – Why: Xác định rõ mục tiêu và yêu cầu công việc giúp bạn hiểu được tầm quan trọng và mục đích của kế hoạch.
- 1W – What: Xác định nội dung, khối lượng công việc, bạn sẽ nắm được cụ thể công việc mình cần thực hiện
- 3W – Where, When, Who: Xác định được địa điểm, thời gian và các yếu tố người tham gia sẽ giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả
- 1H – How to: Xác định các phương pháp, cách thức và quy trình hợp lý nhất để lập lập kế hoạch công việc
- 2C – Kiểm soát, Xác minh: Xác định cách kiểm soát lịch trình đảm bảo rằng công việc đang được thực hiện theo kế hoạch
- 5M – Man, Money, Material, Machine, Method: Xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc
Các kỹ năng cần để xây dựng kế hoạch công việc hiệu quả
Kỹ năng quản lý thời gian
Môi trường làm việc phân tán và cuộc sống đa nhiệm ngày nay đòi hỏi mọi người phải có khả năng tập trung và quản lý sự sao nhãng. Kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp chúng ta tập trung vào công việc chính mà không bị phân tâm bởi những yếu tố bên ngoài khác, từ đó năng suất làm việc sẽ tăng cao và đạt kết quả tốt hơn.
Không chỉ đơn thuần là lập kế hoạch công việc, tổ chức thời gian, quản lý thời gian còn giúp kiểm soát căng thẳng và áp lực trong công việc. Bằng cách phân chia thời gian hợp lý và tạo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, chúng ta có thể có thời gian để nghỉ ngơi, nạp lại năng lượng và duy trì sự cân bằng về tinh thần.
Kỹ năng cân bằng cuộc sống
Một trong những kỹ năng quan trọng hỗ trợ lập kế hoạch công việc thông minh là cân bằng cuộc sống. Kỹ năng này giúp bạn đánh giá tầm quan trọng và mức độ ưu tiên của các yếu tố khác nhau trong cuộc sống. Điều này đảm bảo rằng bạn không chi tiêu quá mức vào một khía cạnh của cuộc sống và bỏ bê những khía cạnh quan trọng khác.
Bạn có thể xác định các mục tiêu và hoạt động quan trọng nhất mà mình muốn đạt được đồng thời cũng cần sắp xếp thời gian cũng như nguồn lực của mình sao cho phù hợp. Biết cách cân bằng giữa công việc, gia đình, sức khỏe, giải trí và nghỉ ngơi, chắc chắn bạn có thể tận hưởng một cuộc sống viên mãn hơn, đạt được thành công và hạnh phúc.
Trong sự nghiệp của mỗi người, áp lực luôn hiện hữu và đôi khi trở thành những thách thức to lớn. Tuy nhiên, biết vận dụng hai nguyên tắc lập kế hoạch công việc quan trọng ở trên, chắc chắn dân văn phòng sẽ dễ dàng vượt qua áp lực và tiến tới thành công. Đừng quên truy cập chuyên mục thường xuyên để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích khác nữa nhé!
Xem thêm: