Hiện nay, hệ thống hoạch định nguồn lực ERP (Enterprise Resource Planning System) đã nhận được rất nhiều sự quan tâm và ứng dụng trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty sản xuất hay logistics. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn gặp khó khăn khi đưa ERP vào thực tế. Vì vậy, bài viết dưới đây của daotaonoibo sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ERP và vai trò quan trọng của nó trong quản lý doanh nghiệp.
Giới thiệu đôi nét về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là giải pháp phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các quy trình hoạt động, từ lập kế hoạch sản phẩm đến dự báo chi phí: Chi phí, mua sắm, quản lý bán hàng, tiếp thị giao hàng, thanh toán, v.v.
Trên thực tế, nhiều công ty đã áp dụng thành công hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp này vào công tác quản lý của mình, đặc biệt là các doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Bởi hệ thống này đảm bảo sự kết nối chặt chẽ giữa các phòng ban, giúp công ty khai thác tối đa nguồn nhân lực hiện có và thúc đẩy sự phát triển nhanh chóng cho tương lai.
Điểm mạnh của hệ thống hoạch định nguồn lực ERP so với các giải pháp phần mềm khác là khả năng tích hợp hầu hết tất cả các quy trình kinh doanh và giúp doanh nghiệp phát triển và mở rộng. So với phương thức triển khai phần mềm riêng lẻ, ứng dụng ERP sẽ mang lại sự thống nhất tổng thể cho doanh nghiệp. Từ đó, xác định các nguồn lực hiện có và tìm ra phương pháp phù hợp nhất để tận dụng tài sản của mình.
ERP đã trở thành một công cụ hữu hiệu nhờ khả năng lưu trữ dữ liệu, an toàn và bảo mật. Đặc biệt hữu ích cho người quản trị trong việc thực hiện những thay đổi, điều chỉnh cũng như định hướng phát triển kinh doanh lâu dài trong tương lai.
Hệ thống con quản lý cơ bản của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP bao gồm các chức năng sau:
- Quản lý tài chính và kế toán
- Quản lý phân phối
- Quản lý đấu thầu và mua sắm
- Quản lý hàng tồn kho
- Quản lý sản xuất và lập kế hoạch
- Quản lý dự án
- Quản lý dịch vụ
- Quản trị nhân sự
- Báo cáo tổng hợp
- Báo cáo thuế
Lợi ích của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Kiểm soát các thông tin tài chính
Trước đây, vấn đề tài chính đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận, từ đó các bộ phận chuyên môn có thể tổng hợp thông tin, điều này chắc chắn còn một số hạn chế. Đối với hệ thống hoạch định nguồn lực ERP, tất cả thông tin tài chính của công ty được tập hợp lại trong một cơ sở dữ liệu chung và nhất quán giữa các phòng ban. Nếu có thay đổi, thông tin sẽ được tính toán lại và đồng bộ.
Trước đây, báo cáo tài chính chỉ được thực hiện vào cuối quý, tháng nhưng giờ đây với sự tiện lợi của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, người quản lý có thể tiếp cận báo cáo tài chính bất cứ lúc nào, một cách kịp thời và chính xác nhất.
Thúc đẩy tăng tốc độ xử lý quy trình công việc
Công ty càng lớn thì quy trình làm việc sẽ càng phức tạp, trải qua nhiều công đoạn, công đoạn từ đó ảnh hưởng đến tốc độ xử lý công việc. Đôi khi bạn sẽ không biết dữ liệu được xử lý ở giai đoạn nào và ai chịu trách nhiệm cho giai đoạn đó của quy trình?
Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP sẽ giúp giải quyết nhanh chóng mọi điểm nghẽn trong quy trình, tiết kiệm thời gian và tăng tốc độ xử lý công việc. Điều này giúp tối ưu hóa hoạt động quản lý vận hành.
Cách để tối đa hóa thời gian học trên phần mềm đào tạo trực tuyến e-learning đó là sử dụng các video demo.
Tránh lỗi dữ liệu
Đôi khi những lỗi nhỏ trong dữ liệu lại dẫn tới kết quả cực kỳ nghiêm trọng. Theo truyền thống, dữ liệu sẽ được truyền qua lại giữa nhiều dịch vụ khác nhau, điều này dễ dẫn đến nhầm lẫn và lỗi dữ liệu. Điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến dòng chảy của toàn bộ quá trình làm việc, làm giảm tính minh bạch và gây mất đoàn kết nội bộ giữa các nhân viên.
Với sự can thiệp của phần mềm quản lý tích hợp ERP, dữ liệu được người đầu tiên nhập vào và sau đó được lưu trữ nguyên vẹn trong hệ thống. Sau đó, tùy theo quá trình làm việc, dữ liệu sẽ được chuyển giao dễ dàng và đầy đủ cho các nhân viên khác, tránh sai sót do quá trình “ba bản, mất bản”.
Kiểm soát hiệu quả quá trình làm việc của nhân viên
Ưu điểm lớn nhất của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là sự sắp xếp khoa học và thống nhất toàn bộ quy trình làm việc cũng như dữ liệu của từng nhân viên, bộ phận trên cơ sở chung. Do đó, ERP tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát nội bộ của các công ty. Đặc biệt với tính năng theo dõi của phần mềm ERP sẽ giúp người quản trị có thể theo dõi toàn bộ hoạt động, quy trình làm việc của nhân viên đó.
Ngoài ra, hệ thống tự động phân tích cơ sở dữ liệu giúp tổ chức lựa chọn và phân công nhiệm vụ phù hợp cho nhân sự chịu trách nhiệm, từ đó giảm bớt công việc của người quản lý.
Xây dựng mạng xã hội nội bộ cho toàn công ty
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là môi trường tương tác nội bộ giữa các nhân viên trong hệ thống. Tương tự như một hệ sinh thái mạng xã hội thực sự, ERP giúp thiết lập các hoạt động trao đổi thông tin giữa các nhân viên hoặc giao tiếp giữa công ty và nhân viên.
Kết luận
Việc áp dụng thành công hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp sẽ đẩy nhanh khả năng cạnh tranh, giảm chi phí và mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải có cái nhìn chi tiết về những khó khăn, điểm yếu mình gặp phải và đưa ra những giải pháp hệ thống e learning phù hợp để theo kịp sự phát triển của thời đại hiện nay.
Xem thêm: