Nắm vững nghệ thuật đàm phán hiệu quả không hề dễ dàng chút nào nhưng đó là kỹ năng cần thiết để phát triển bản thân và doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, khi xác định làm thế nào để đàm phán hiệu quả thì không phải ai cũng biết hoặc sở hữu được kỹ năng này. Vậy làm thế nào để xác định được phương pháp đàm phán hiệu quả, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây cùng Đào Tạo Nội Bộ nhé!
Xác định mục tiêu trong đàm phán hiệu quả
Đặt mục tiêu được coi là chìa khóa thành công trong mọi lĩnh vực, trong đó có đàm phán. Đây cũng là bước đầu tiên để đàm phán hiệu quả. Đầu tiên, để chuẩn bị cho những cuộc đàm phán hiệu quả và đôi bên cùng có lợi, người học có thể bắt đầu bằng việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng về những gì bản thân hy vọng đạt được và vị trí của bạn. Nếu không, bạn có nguy cơ gây ra vấn đề và trở ngại trong các bước sau.
Trong số các mô hình quản lý doanh nghiệp, mô hình SMART là mô hình thiết lập mục tiêu hiệu quả. Nó giúp thiết lập và đánh giá tính cụ thể, tính khả thi, tính phù hợp và tính hợp lý của các mục tiêu. Nguyên tắc này gồm 5 tiêu chí:
- Mục tiêu cần đạt được trong đàm phán hiệu quả
- Có thể đo lường
- Có thể đạt được (tính khả thi của mục tiêu)
- Sự liên quan
- Thời gian đạt được mục tiêu
- Chuẩn bị các yếu tố đàm phán (SWOT)
Bước tiếp theo, cần chuẩn bị đầy đủ các hạng mục thương lượng, đàm phán. Những yếu tố này có thể bao gồm kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe, yếu tố cảm xúc, ra quyết định, v.v.. Điều này sẽ giúp tối ưu được mục tiêu đã đặt ra ở bước 1.
Vậy làm sao để có thể chuẩn bị những yếu tố này một cách hiệu quả? Mô hình SWOT có thể giúp tiến gần hơn đến mục tiêu. Đây là một mô hình đơn giản giúp đánh giá nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình đàm phán hiệu quả.
(Strength) hiểu là điểm mạnh của bạn. Có thể bao gồm các thuộc tính giúp bạn có lợi thế trong đàm phán như kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức, danh tiếng hoặc nguồn lực của bạn. Khi đàm phán, hãy nhấn mạnh những lợi ích và giải pháp mà bạn có thể giúp đỡ người khác. Đây là lý do tại sao người kia sẽ cần phải chấp nhận lời đề nghị để bạn có thể đạt được mục tiêu nêu trên.
(Weakness) đây là những đặc điểm có thể hạn chế bạn và làm giảm hiệu suất trong đàm phán hiệu quả hoặc vị thế của bạn trong đàm phán. Hãy tìm ra chúng và giải quyết những điểm yếu đó hoặc cải thiện và bù đắp bằng những điểm mạnh để khắc phục những điểm yếu đó. Điều này sẽ giúp kiểm soát và giảm thiểu rủi ro.
(Opprtunity) là cơ hội đến từ các yếu tố bên ngoài tạo điều kiện thuận lợi cho bạn, giúp tăng tỷ lệ thành công của quá trình đàm phán. Có cơ hội bên ngoài nào giúp bạn đạt được mục tiêu của mình không?
(Threat) nghĩa là những thách thức có thể cản trở quá trình đàm phán. Đây cũng chính là các yếu tố bên ngoài có thể bao gồm xu hướng thị trường, quy định, đối thủ cạnh tranh. Điều quan trọng là phải tránh những mối đe dọa tiềm ẩn này để tránh những tổn thất có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận bạn cần kiếm được.
Mô hình SWOT là một công cụ tuyệt vời giúp chuẩn bị các bước cần thiết để xây dựng một cuộc đàm phán hiệu quả. Việc nghiên cứu và xác định các yếu tố theo mô hình SWOT khá đơn giản nhưng sẽ mang lại những kết quả bất ngờ.
Xây dựng hình ảnh tâm lý
Việc nghiên cứu và tìm hiểu người đang trò chuyện cùng bạn sẽ giúp ứng phó tốt với mọi tình huống có thể phát sinh. Để tìm hiểu, chúng ta có thể đặt những câu hỏi như:
- Đối tượng hướng nội hay ngoại
- Sở thích, thói quen gì?
- Bạn có nghĩ đến quan điểm và lợi ích của họ trong cuộc đàm phán không?
- Điều kiện và khả năng chấp nhận đàm phán của họ bao gồm những gì?
- …
Thực hiện giải pháp thay thế
Đôi khi người đàm phán phải đối mặt với nhiệm vụ khó khăn, khó khăn nếu đàm phán thất bại và dẫn đến không đạt được thỏa thuận. Ngoài việc chuẩn bị tốt để quá trình đàm phán thành công, bạn cần thiết lập các phương án thay thế mà bạn có thể đưa ra nếu đối mặt với việc họ không chấp nhận những lợi ích mà bạn đã đưa ra.
Điều cần thiết là tất cả những người liên quan phải giữ thái độ cởi mở để đạt được một giải pháp có thể chấp nhận được. Khi đã hiểu rõ quan điểm và lợi ích của cả hai bên thông qua các bước trên, bạn sẽ dễ dàng đưa ra những phương án đàm phán hiệu quả phù hợp và tích cực hơn.
Kết luận
Trước khi bắt đầu bất kỳ cuộc đàm phán lớn nào, chúng ta đều phải chuẩn bị kỹ lưỡng để học cách đàm phán hiệu quả. Hy vọng những thông tin được cung cấp bởi nền tảng Đào Tạo nội Bộ sẽ giúp các bạn xây dựng kế hoạch rõ ràng cho tất cả các buổi đàm phán trong tương lai.
Xem thêm: