Báo cáo nhân sự cuối năm dùng để theo dõi biến động nhân sự, hiệu quả tuyển dụng, tình trạng đào tạo, mức độ tuân thủ các quy định nội bộ… trong suốt một năm, từ đó giúp nhà quản trị nắm rõ những thay đổi về nhân sự trong công ty. Dưới đây là 5 nội dung mà bất kỳ báo cáo nhân sự nào cũng cần phải có.
Nội dung cần thiết trong báo cáo nhân sự cuối năm
Báo cáo nhân viên cuối năm đầy đủ và toàn diện cần đảm bảo các mục đủ ngắn gọn để lãnh đạo đọc; đủ dữ liệu, phân tích và so sánh để hội đồng quản trị xây dựng chiến lược nhân sự cho năm tới. Trên cơ sở đó, mẫu báo cáo nhân viên cuối năm sẽ bao gồm các nội dung sau:
Tóm tắt tình hình nguồn nhân lực chung
Trong bất kỳ báo cáo nhân sự nào cũng cần có bảng tóm tắt gồm:
- Tình hình nhân sự trong năm thông qua số lượng nhân viên đang làm việc, số lượng nhân viên chính thức và bán thời gian, số lượng nhân viên nghỉ việc, thử việc…
- Tỷ lệ luân chuyển nhân viên được tính bằng công thức lấy số nhân viên nghỉ việc chia cho số lượng nhân viên làm việc bình quân trong năm. Tỷ lệ này càng cao thì chi phí tuyển dụng càng cao. Lưu ý: Mức lương này không áp dụng cho nhân viên đang trong thời gian thử việc.
- Cơ cấu theo ngành nghề: Chỉ số này nhằm mục đích giúp Ban Giám đốc biết được khối nào thiếu, khối nào dư, từ đó đưa ra tỷ lệ an toàn đảm bảo hoạt động của công ty.
Hiệu quả tuyển dụng của công ty và các phòng ban trong báo cáo nhân sự
Ở phần này của báo cáo nhân sự, nên mô tả nhu cầu tuyển dụng và hiệu quả tuyển dụng của từng bộ phận và toàn công ty trong năm qua thông qua các chỉ số sau:
Tổng số CV thu thập được sau mỗi đợt tuyển dụng: Chỉ số này sẽ thể hiện hiệu quả của chiến dịch tuyển dụng do công ty/bộ phận thực hiện. Từ đó phân tích nguyên nhân dẫn đến tình trạng thiếu hay thừa CV.
Tỷ lệ ứng viên đủ tiêu chuẩn/CV nộp hồ sơ: Chỉ số này sẽ cho biết tính hiệu quả của các nguồn cung cấp CV (địa điểm xây dựng, thuyết trình hoặc dịch vụ của nhân viên, phân phối quảng cáo, v.v.). Bạn phải nhận xét, phân tích nguyên nhân dẫn đến kết quả trên.
Thực trạng đào tạo nhân sự công ty
Trong báo cáo nhân sự cuối năm, báo cáo về tình hình đào tạo nội bộ của công ty/bộ phận là rất cần thiết để ban giám đốc biết được họ đã dành tâm huyết đến mức độ nào để nâng cao kỹ năng chuyên môn cho nhân viên.
Thêm vào đó là chi phí đào tạo/nhân viên để biết ngân sách mà công ty đầu tư vào một nhân viên. Chi phí sẽ bao gồm thuê chuyên gia, diễn giả, sách giáo khoa, cơ sở vật chất, cơ sở vật chất…
Mức thu nhập của nhân viên toàn công ty trong báo cáo nhân sự
Là người lập báo cáo nhân sự, bạn cần biết mức thu nhập của toàn bộ nhân viên trong công ty so với thị trường như thế nào và có nên điều chỉnh tăng hay giảm hay không. Đồng thời đưa ra phản hồi về mức thu của các bộ phận, từ đó đề xuất phương án điều chỉnh nếu thấy chưa hợp lý. Ngoài ra, bạn cần xác lập mức thu nhập bình quân của từng vị trí để xây dựng quy định về lương.
Mức độ tuân thủ nội quy, quy định của nhân viên
Một yếu tố thiết yếu khác của mẫu báo cáo nguồn nhân lực là mức độ tuân thủ quy định. Bạn có thể trình bày mức độ này thông qua các chỉ số:
Tỷ lệ vi phạm nội quy theo từng bộ phận nếu chia theo khu vực sẽ tốt hơn. Ngoài ra, có thể xếp hạng mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm.
Tổng thời gian đi làm muộn: Cần lấy số liệu thống kê hàng tháng về tình trạng đi trễ của từng nhân viên rồi so sánh mức độ tăng giảm giữa các bộ phận để có biện pháp quản lý phù hợp.
Tỷ lệ nhân viên nghỉ ốm: Nếu tỷ lệ này cao thì phải phân tích nguyên nhân để tìm giải pháp.
Các mẫu báo cáo nhân sự cuối năm phổ biến
- Báo cáo tuyển dụng
- Nội dung: Thống kê số lượng ứng viên, tỷ lệ tuyển dụng thành công, chi phí tuyển dụng.
- Lợi ích: Giúp đánh giá hiệu quả của quy trình tuyển dụng và tối ưu hóa chiến lược tuyển dụng.
- Báo cáo đào tạo
- Nội dung: Thống kê số lượng khóa đào tạo, số lượng nhân viên tham gia, chi phí đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp.
- Lợi ích: Giúp đánh giá chất lượng và hiệu quả của chương trình đào tạo, từ đó cải thiện kỹ năng và năng suất của nhân viên.
- Báo cáo hiệu suất làm việc
- Nội dung: Đánh giá hiệu suất công việc của từng nhân viên, tỷ lệ hoàn thành công việc, các mục tiêu đạt được trong báo cáo nhân sự.
- Lợi ích: Giúp nhận diện nhân viên xuất sắc, xác định các vấn đề cần cải thiện và đề ra phương hướng phát triển cá nhân.
- Báo cáo lương và phúc lợi
- Nội dung: Thống kê tiền lương, thưởng, các chế độ phúc lợi của nhân viên.
- Lợi ích: Giúp quản lý chi phí lương bổng, đảm bảo công bằng và động viên nhân viên.
Hướng dẫn sử dụng mẫu báo cáo nhân sự cuối năm hiệu quả
Để sử dụng các mẫu báo cáo nhân sự một cách hiệu quả, bạn cần:
- Xác định mục tiêu: Rõ ràng về mục tiêu của báo cáo để thu thập và phân tích dữ liệu chính xác.
- Chọn mẫu báo cáo phù hợp: Sử dụng mẫu báo cáo phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Thu thập dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu được thu thập đầy đủ và chính xác.
- Phân tích dữ liệu: Sử dụng công cụ và phương pháp phân tích phù hợp để đánh giá dữ liệu.
- Trình bày báo cáo: Trình bày báo cáo một cách rõ ràng, dễ hiểu và có sự phân tích chi tiết.
Trên đây là một số nội dung quan trọng cần có trong báo cáo nhân sự cuối năm. Hy vọng chuyên mục có thể mang tới cho bạn đọc nhiều thông tin hữu ích. Ngoài ra để được tư vấn cụ thể và chi tiết hơn, người đọc có thể liên hệ tới nền tảng Đào Tạo Nội Bộ!