Mối quan tâm của các công ty hiện nay là vấn đề quản trị công ty và các tình huống tương tự. Trong thời đại công nghệ số, số hóa doanh nghiệp là quá trình bắt buộc giúp doanh nghiệp không bị tụt hậu so với thị trường. Đây không chỉ là sự chuyển giao nền tảng, cách thức làm việc mà còn là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tồn tại trong thời buổi đầy biến động như hiện nay. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, hãy cùng Đào tạo Nội Bộ theo dõi tiếp nội dung bên dưới nhé!
1. Số hóa doanh nghiệp là gì?
Số hóa doanh nghiệp là quá trình chuyển đổi quản lý doanh nghiệp, chuyển đổi cách thức quản lý công việc, quản lý hồ sơ, giấy tờ, tài liệu…. Làm việc từ các phương thức truyền thống như bản ghi chép, bản in ra giấy, hình ảnh dữ liệu,… sang các định dạng khác nhau và được lưu trữ trên máy vi tính.
Ngoài ra, cách quản lý của công ty, từ nhân viên đến quản lý cũng được sửa đổi. Ví dụ, các cuộc họp giao ban, phân công, nhắc việc trực tiếp sẽ được chuyển đến quản lý cấp cao thông qua hệ thống kết nối web.
2. Lợi ích của số hóa trong kinh doanh
Mặc dù quá trình số hóa trong đào tạo trực tuyến vô cùng phức tạp nhưng được áp dụng vào các quy trình nghiệp vụ sẽ mang lại những lợi ích vô cùng to lớn. Dưới đây là một số lợi ích của số hóa doanh nghiệp.
Nâng cao năng suất lao động
Theo các nghiên cứu, nhìn chung để tìm được một loại tài liệu giấy, nhân viên cần dành thời gian ít nhất là 12 phút. Tuy nhiên, với tài liệu scan, nhân viên chỉ cần vài thao tác tìm kiếm và xử lý, giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Lần này, nhân viên có thể xử lý các nhiệm vụ lớn hơn hoặc học nhiều kỹ năng hơn.
Tiết kiệm chi phí
Với phương thức quản lý truyền thống, các chi phí như chi phí giấy, chi phí in ấn, chi phí thiết bị, điện, mực… đại diện cho một khoản tiền khổng lồ mà các công ty có ít quyền kiểm soát. Số hóa sẽ giúp bạn giảm thiểu các chi phí này và tập trung nguồn lực tài chính vào các yếu tố then chốt khác, từ đó gia tăng đầu tư để tạo ra lợi tức đầu tư.
Theo nhiều báo cáo, số hóa doanh nghiệp quy trình giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng tỷ đồng từ việc in ấn lãng phí cũng như chi phí nhân công.
Dễ truy cập và không bị hạn chế
Việc đưa dữ liệu scan lên hệ thống đám mây hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm thông tin dữ liệu của mình, cũng như dễ dàng chia sẻ thông tin với nhau qua thiết bị có kết nối Internet mọi lúc, mọi nơi.
Tăng mức độ bảo mật
Tùy theo yêu cầu, bài giảng e learning là gì sẽ dễ dàng giới hạn quyền truy cập đối với các tài liệu có tính bảo mật cao. Việc này giúp công ty dễ dàng kiểm soát phân quyền (truy cập, sửa đổi, xử lý…) cho từng cá nhân, bộ phận.
Nâng cao khả năng lưu trữ thông tin
Thông tin được lưu trữ trên giấy có khả năng bị hỏng và mất cao. Các doanh nghiệp truyền thống phải vật lộn để đầu tư vào không gian lưu trữ và hạn chế tổn thất hoặc thiệt hại do mối mọt. Do đó, việc số hóa doanh nghiệp giúp tối ưu hóa dung lượng lưu trữ, không bị giới hạn dung lượng và đảm bảo tối đa tình trạng mất mát, thất thoát dữ liệu.
Phục hồi dữ liệu
Bất kỳ loại lưu trữ dữ liệu nào cũng luôn phải chịu rủi ro thảm họa. Dù là do thiên tai hay do con người gây ra thì khả năng giấy tờ, tài liệu quan trọng bị hủy hoại cũng rất cao. Tuy nhiên, các tài liệu được số hóa dễ dàng lấy lại hơn nhờ sự phát triển của công nghệ.
Thân thiện với môi trường
Như đã đề cập ở trên, việc số hóa công tác lưu trữ thay thế tài liệu giấy sẽ giảm bớt gánh nặng in ấn và sử dụng giấy một cách không cần thiết, nâng cao ý thức bảo vệ môi trường của doanh nghiệp.
Bàn đạp hoàn hảo cho chuyển đổi số
Lưu trữ dữ liệu ảo hoặc quét hình ảnh là hai bước đầu tiên trong việc phát triển kế hoạch chuyển đổi kỹ thuật số của công ty.
Số hóa doanh nghiệp mọi thông tin, tài liệu chính là chìa khóa vàng giúp doanh nghiệp đạt được những thành công vượt bậc trong quá trình chuyển đổi số trong tương lai và tiết kiệm nhiều chi phí.
Trên đây là một số thông tin có liên quan tới số hóa doanh nghiệp khá đầy đủ và chi tiết. Hy vọng thông qua bài viết, các đơn vị có thể nắm được những kiến thức cần biết. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay tới hotline: 024.730.555.88
Xem thêm: