Trong thời kỳ “bình thường mới”, việc nâng cao hiệu suất không chỉ là một thử thách, mà còn là yếu tố sống còn cho sự phát triển của các tổ chức trên toàn cầu. Để duy trì và thúc đẩy sự tăng trưởng, các nhà quản lý cần một quy trình quản lý hiệu suất chặt chẽ, giúp tối ưu hóa năng suất đội nhóm. Hãy cùng Đào Tạo Nội Bộ khám phá về quản lý hiệu suất, tầm quan trọng của nó trong môi trường doanh nghiệp và những nguyên tắc thiết thực để đảm bảo sự thành công cho đội ngũ của bạn.
Quản lý hiệu suất là gì?
Quản lý hiệu suất là một quy trình bao gồm các quy tắc và bước đi cụ thể nhằm cải thiện năng suất làm việc của cá nhân hoặc đội nhóm. Nó đo lường mức độ hiệu quả trong việc biến các nguồn lực – bao gồm thời gian, không gian, và nhân lực – thành kết quả. Quản lý hiệu suất không chỉ giúp nâng cao năng lực của từng cá nhân mà còn góp phần tạo ra giá trị chung cho tổ chức.
Thông qua việc đặt mục tiêu, sử dụng các phương pháp khích lệ và áp dụng chiến lược truyền thông phù hợp, các nhà quản lý có thể thúc đẩy hiệu suất làm việc, đảm bảo rằng đội ngũ của mình luôn tiến bộ và đạt được kết quả mong muốn.
Tầm quan trọng của quản lý hiệu suất trong doanh nghiệp
Đối với nhân viên
Quản lý hiệu suất giúp nhân viên nắm bắt được các công việc cần hoàn thành trong ngày, tuần, hoặc tháng, từ đó gắn kết với các mục tiêu chung của tổ chức. Khi đạt được các mục tiêu này, nhân viên không chỉ cảm thấy tự hào về bản thân mà còn được thúc đẩy bởi sự tiến bộ của mình.
Việc liên tục hoàn thành hoặc vượt chỉ tiêu đề ra giúp củng cố lòng tin vào tầm nhìn của công ty, tạo ra động lực không ngừng nghỉ cho cá nhân và cả đội nhóm. Hiệu suất cao không chỉ giúp nhân viên thăng tiến trong sự nghiệp mà còn mang lại môi trường làm việc tích cực, văn hóa công ty được cải thiện, và các phúc lợi như tiền thưởng, tăng lương hay bảo hiểm cũng được cải thiện.
Đối với doanh nghiệp
Một hệ thống quản lý hiệu suất hiệu quả mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, từ việc gia tăng chất lượng sản phẩm, tối ưu hóa doanh thu cho đến việc giữ chân và phát triển nhân tài. Hiệu suất làm việc của nhân viên là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vượt qua các mục tiêu đã đề ra.
Thông qua quản lý hiệu suất, các nhà lãnh đạo có thể nhận ra những tài năng xuất sắc, thúc đẩy sự phát triển của họ, và tạo môi trường làm việc lý tưởng để các cá nhân phát huy tối đa tiềm năng của mình. Hiệu suất cao không chỉ đồng nghĩa với sự tăng trưởng về mặt tài chính mà còn là chìa khóa để đạt được thành công bền vững cho doanh nghiệp.
Những rào cản thường gặp trong quản lý hiệu suất và giải pháp
Quản lý hiệu suất luôn là một thách thức lớn đối với mọi doanh nghiệp theo mô hình quản trị trực tuyến, và để đạt được thành công, việc hiểu rõ các rào cản ngăn cản hiệu suất tối ưu là điều không thể thiếu. Dưới đây là những yếu tố chính cản trở hiệu suất làm việc của đội ngũ, cùng với những giải pháp giúp bạn vượt qua chúng.
Giao tiếp kém
Hiệu suất làm việc của nhân viên phụ thuộc rất nhiều vào khả năng giao tiếp cởi mở với quản lý và các phòng ban liên quan. Nhân viên cần được hướng dẫn kịp thời để đảm bảo họ đang đi đúng hướng. Tuy nhiên, nhiều khi người quản lý lại không cung cấp những kỳ vọng rõ ràng về nhiệm vụ và mục tiêu, dẫn đến sự mơ hồ trong công việc.
Khi nhân viên không biết mình cần làm gì hoặc phải tìm đến ai để xin trợ giúp, họ dễ rơi vào trạng thái tiêu cực, mất động lực và tốn thời gian giải quyết vấn đề. Thay vì tập trung vào công việc chính, họ có thể mất cả ngày để tìm kiếm câu trả lời cho những thắc mắc, khiến hiệu suất giảm sút đáng kể.
Giải pháp: Xây dựng kênh giao tiếp rõ ràng và minh bạch giữa quản lý và nhân viên. Đảm bảo mọi kỳ vọng và nhiệm vụ được truyền đạt một cách cụ thể, dễ hiểu, và hỗ trợ kịp thời khi nhân viên gặp khó khăn.
Thiếu sự ghi nhận
Không được công nhận thành tích là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sự sụt giảm động lực làm việc. Khi không nhận được lời khen ngợi hay ghi nhận từ cấp trên, nhân viên có thể cảm thấy những đóng góp của họ không có giá trị. Thậm chí, một số người có thể cảm thấy mình bị bỏ qua, trong khi chỉ những vị trí cao hơn mới nhận được sự khen thưởng.
Đặc biệt, trong những giai đoạn khó khăn của công ty, khi nhân viên phải gánh vác thêm trách nhiệm mà không cảm thấy được ghi nhận, tinh thần làm việc của họ càng bị ảnh hưởng nặng nề.
Giải pháp: Hãy tạo thói quen khen ngợi và ghi nhận sự đóng góp của nhân viên thường xuyên, không chỉ trong những dịp đặc biệt. Điều này giúp nâng cao tinh thần và động lực, đồng thời tạo cảm giác công bằng và đánh giá cao sự nỗ lực của mọi người.
Họp hành không hiệu quả
Các cuộc họp kéo dài không cần thiết là nguyên nhân làm gián đoạn công việc và giảm hiệu suất. Mặc dù các cuộc họp có thể có mục tiêu rõ ràng, nhưng nhiều khi lại trở nên dài dòng và lệch khỏi chủ đề chính. Khi nhân viên phải dành quá nhiều thời gian vào các cuộc họp mà không mang lại giá trị thực sự, họ sẽ mất đi sự tập trung vào công việc chính.
Giải pháp: Tổ chức các cuộc họp ngắn gọn, tập trung vào các vấn đề cần thiết và đảm bảo mọi người hiểu rõ mục tiêu. Tránh lãng phí thời gian vào các cuộc thảo luận không liên quan.
Làm việc đa nhiệm
Làm nhiều việc cùng lúc có thể tạo cảm giác hiệu quả, nhưng thực chất lại giảm năng suất. Não bộ phải liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, khiến bạn mất thời gian để tái tập trung. Khi nhân viên bị cuốn vào những công việc không quan trọng, họ có thể bỏ qua những nhiệm vụ cốt lõi, chiến lược.
Giải pháp: Khuyến khích nhân viên tập trung vào từng nhiệm vụ một cách hoàn toàn, ưu tiên các công việc quan trọng trước và tránh phân tâm bởi các yếu tố nhỏ nhặt không cần thiết.
Hệ thống quản lý hiệu suất chưa hoàn thiện
Một trong những sai lầm phổ biến của các doanh nghiệp là chỉ dựa vào các buổi đánh giá hiệu suất hàng năm. Khi quá trình đánh giá chỉ diễn ra một lần mỗi năm, nhân viên có thể đã phải tự vật lộn với các khó khăn trong một thời gian dài mà không nhận được sự hỗ trợ từ cấp trên.
Việc này không chỉ khiến nhân viên cảm thấy lạc lõng mà còn tạo ra thói quen tự xử lý mọi vấn đề mà không tìm kiếm sự giúp đỡ. Dần dần, điều này ảnh hưởng đến sự hào hứng trong công việc và hiệu suất tổng thể.
Giải pháp: Thay vì chỉ dựa vào đánh giá hàng năm, hãy thiết lập các cuộc trao đổi thường xuyên giữa quản lý và nhân viên để theo dõi tiến độ và hỗ trợ kịp thời. Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất mà còn tăng cường sự kết nối giữa các thành viên trong tổ chức.
5 nguyên tắc quản lý hiệu suất nhóm hiệu quả
1. Bận rộn không đồng nghĩa với hiệu suất cao
Nhiều người nhầm lẫn rằng bận rộn liên tục là biểu hiện của hiệu suất tốt, nhưng thực tế thì không phải vậy. Việc hoàn thành một nhiệm vụ không có nghĩa nó thực sự quan trọng. Để tối ưu hóa hiệu suất, hãy tập trung vào các mục tiêu chính bằng cách áp dụng phương pháp SMART.
Đặt những mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, thực tế, và thời hạn rõ ràng. Chỉ khi bạn làm những công việc góp phần trực tiếp vào mục tiêu chung, hiệu suất mới được cải thiện thực sự. Hãy nhớ rằng việc phối hợp với đồng nghiệp và tận dụng sự hỗ trợ từ họ cũng giúp tăng tốc độ và hiệu quả công việc.
2. Quản lý năng lượng thay vì chỉ quản lý nhiệm vụ
Để làm việc hiệu quả, thay vì chăm chăm vào số lượng công việc, hãy tập trung vào quản lý năng lượng. Xác định thời điểm trong ngày khi bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng nhất và dành nó cho những nhiệm vụ quan trọng. Ví dụ, khoảng thời gian 9h-11h sáng hoặc 15h-17h chiều là khi bạn có thể làm việc tốt nhất.
Những khoảng thời gian khác, khi năng lượng giảm, bạn nên tập trung vào các công việc nhẹ nhàng hơn. Điều này giúp bảo toàn năng lượng để xử lý các nhiệm vụ quan trọng một cách hiệu quả nhất.
3. Thiết lập và ưu tiên mục tiêu
Việc xác định rõ ràng và ưu tiên các nhiệm vụ là điều cần thiết để quản lý hiệu suất hiệu quả. Hãy lập danh sách các công việc theo thứ tự quan trọng, đảm bảo những nhiệm vụ quan trọng nhất được hoàn thành trước trong khoảng thời gian năng lượng cao.
Đồng thời, dành ra một khoảng thời gian riêng để giải quyết những yêu cầu bất ngờ như email, tin nhắn hay các công việc phát sinh. Điều này sẽ giúp bạn tránh bị phân tâm và giữ cho công việc chính không bị gián đoạn.
4. Luôn dự phòng thời gian cho những rủi ro
Trong công việc, rủi ro bất ngờ luôn có thể xảy ra, từ vấn đề sức khỏe đến việc gia đình. Để không bị áp lực bởi những tình huống ngoài ý muốn, hãy lên kế hoạch với các deadline dư dả hơn thực tế từ 2-3 ngày. Điều này không chỉ giúp bạn giữ được tiến độ công việc mà còn tạo ra khoảng thời gian dự trữ an toàn nếu có sự cố bất ngờ.
5. Tập trung vào giải pháp thay vì đổ lỗi
Khi gặp vấn đề hoặc chậm tiến độ, thay vì chỉ trích hay tìm ra ai sai, nhóm nên hướng đến việc tìm kiếm giải pháp. Việc đổ lỗi sẽ làm mất thời gian và giảm tinh thần đội nhóm. Các nhà quản lý cần luôn giữ rõ mục tiêu chung và ưu tiên khắc phục các vấn đề để đạt được kết quả. Rút kinh nghiệm từ sai lầm là cần thiết, nhưng hãy thực hiện điều này sau khi nhóm đã tìm ra hướng đi mới để giải quyết vấn đề.
Quản lý hiệu suất đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh nghiệp và đội nhóm hướng tới thành công. Khi thực hiện đúng, nó không chỉ giúp cải thiện năng suất mà còn tăng cường sự gắn kết trong đội nhóm. Hiểu rõ và áp dụng tốt quản lý hiệu suất sẽ là chìa khóa giúp tổ chức của bạn đạt được những kết quả vượt trội.