Đối với người lao động, đặc biệt là những người ở vị trí quản lý, lãnh đạo, việc xuất hiện trước đồng nghiệp, đối tác hay khách hàng không còn là điều xa lạ. Tuy nhiên, trong vài năm đầu tiên sau khi bắt đầu công việc, bạn có thể không biết nên bắt đầu từ đâu hoặc chuẩn bị bài thuyết trình như thế nào để đạt được kết quả tốt nhất. Đây là hướng dẫn chi tiết của Đào tạo Nội Bộ về các bước để thuyết trình hiệu quả!
Những khó khăn gặp phải khi làm bài thuyết trình
Theo Học viện Sức khỏe Tâm thần Quốc gia, có tới 74% số người được khảo sát ngại nói về vấn đề của họ trước công chúng. Dưới đây là một số thách thức mọi người thường gặp phải khi thuyết trình:
Căng thẳng khi nói trước đám đông: Khi trình bày ý tưởng trước đám đông, nhiều người sẽ sợ bị đánh giá về kỹ năng hoặc nội dung, ngay cả khi họ tự tin vào chuyên môn của mình. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý và hiệu quả khi nói, dẫn đến mất niềm tin vào người nói và giảm khả năng giao tiếp.
Thu hút sự chú ý: Một trong những thách thức khó khăn nhất với người thuyết trình là khiến khán giả bị thu hút và quan tâm đến nội dung thuyết trình. Sự thiếu tập trung này có thể đến từ cách trình bày, nội dung không phù hợp hoặc thiếu sự tương tác giữa người nói và người nghe.
Cân bằng số lượng slide: Việc tải slide thuyết trình quá tải dẫn đến mất đi sự quan tâm của khán giả. Slide chỉ nên chứa những nội dung quan trọng với lượng chữ vừa đủ, giúp người xem hiểu được nội dung và tập trung vào điều bạn đang nói hơn là những gì hiển thị trên màn hình.
Quản lý thời gian: Thời gian phân bổ cho mỗi bài thuyết trình bị hạn chế. Điều này gây áp lực lớn cho người thuyết trình trong việc lựa chọn nội dung phù hợp trong một khung thời gian nhất định mà vẫn đảm bảo đủ lượng thông tin cần thiết.
Xử lý câu hỏi và phê bình: Kỹ năng này đòi hỏi sự hiểu biết về nội dung, sự tự tin và kiểm soát cảm xúc tốt. Điều này vô tình tạo ra những áp lực nhất định cho người thuyết trình.
Hướng dẫn chi tiết từng bước để thuyết trình hiệu quả
Hiểu khán giả của bạn và nhu cầu của họ – Bước quan trọng đầu tiên để thuyết trình hiệu quả
Hiểu đối tượng mục tiêu, bao gồm cả nhu cầu của họ, là phần đầu tiên và cực kỳ quan trọng trong các bước để có một bài thuyết trình hiệu quả. Bạn phải xác định rõ đối tượng khán giả, bao gồm giới tính, độ tuổi, trình độ, quan điểm và mục đích của bài thuyết trình. Điều này sẽ giúp định hình được nội dung và phong cách trình bày phù hợp.
Nghiên cứu chủ đề chuyên sâu
Nội dung trình bày phải dựa trên kiến thức và nghiên cứu chuyên sâu về chủ đề này. Người trình bày nên thu thập thông tin từ các nguồn đáng tin cậy như sách, bài báo, nghiên cứu, v.v. để có cái nhìn đầy đủ và chính xác về câu hỏi được đề cập.
Sắp xếp nội dung với cấu trúc rõ ràng
Một bài thuyết trình hiệu quả đòi hỏi một cấu trúc rõ ràng và logic. Người trình bày cần xác định các phần chính của bài trình bày và sắp xếp chúng thành một trình tự thống nhất, từ giới thiệu, phân tích và kết luận. Điều này giúp khán giả dễ dàng theo dõi và hiểu được thông điệp muốn truyền tải.
Phát triển các phương tiện trực quan hấp dẫn
Sử dụng hình ảnh, đồ họa, video, hình minh họa là cách tốt nhất giúp truyền tải nội dung đào tạo nhân sự đến khán giả vì nó không chỉ tạo ra sự tương tác giữa người nói và người nghe mà còn tạo ấn tượng và dễ dàng thu hút sự chú ý của khán giả.
Luyện tập kỹ lưỡng – Một trong những bước để có một bài thuyết trình hiệu quả
“Linh hồn của bài thuyết trình nằm ở diễn giả và cách họ thể hiện bản thân.” Dù nội dung bài thuyết trình có hay đến đâu và chuẩn bị kỹ đến đâu thì nếu người thuyết trình không tự tin, giọng nói ngập ngừng và nếu nội dung bị ngắt quãng thì sẽ khó thu hút được sự quan tâm của người nghe. Để khắc phục vấn đề này, chỉ có một phương pháp: luyện tập.
Bạn có thể luyện nói trước gương để luyện cách diễn đạt, ghi âm giọng nói để điều chỉnh giọng điệu, v.v. Luyện tập thường xuyên giúp bạn làm quen với nội dung cũng như cách trình bày, giúp bạn tự tin và dễ hiểu. tình huống.
Tìm kiếm phản hồi, điều chỉnh cần thiết
Sau mỗi buổi thuyết trình, việc nhận được phản hồi từ khán giả là vô cùng quan trọng. Đánh giá của họ giúp bạn xác định điểm mạnh và điểm yếu của mình, thực hiện các điều chỉnh cần thiết để cải thiện kỹ năng giao tiếp và sự tự tin trong các bài thuyết trình tiếp theo.
Chuẩn bị mọi tình huống có thể xảy ra trong buổi thuyết trình – Một trong những bước để thuyết trình hiệu quả
Đảm bảo kết nối internet thành công, thiết bị được kết nối đầy đủ và bạn có “kịch bản” cho từng tình huống có thể xảy ra. Bạn nên có một danh sách kiểm tra (list) các công việc cần chuẩn bị và một kế hoạch dự phòng. Bạn có thể tìm hiểu địa điểm thuyết trình trước một ngày (đối với các sự kiện lớn) hoặc đến sớm 30 phút để chuẩn bị (đối với các buổi thuyết trình nội bộ). Việc bạn và nhóm của mình chăm chút chuẩn bị đến từng chi tiết nhỏ nhất sẽ mang lại thiện cảm cho người tham gia và khiến buổi thuyết trình diễn ra suôn sẻ.
Xem xét và hoàn thiện bài thuyết trình
Đây là bước cuối cùng cần quan tâm trong thuyết trình. Trước khi thuyết trình chính thức, hãy kiểm tra và xem lại nội dung một cách cẩn thận để đảm bảo bạn tự tin khi đứng trước khán giả.
Ở trên là những hướng dẫn chi tiết về các bước cần thực hiện để có bài thuyết trình hiệu quả. Chúng tôi hy vọng những thông tin được cung cấp bởi Đào Tạo Nội Bộ – Nền tảng đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam, đã giúp bạn có được những kiến thức cần thiết để buổi thuyết trình của mình thành công.
Xem thêm: