Đào tạo nội bộ hẳn là một cụm từ không còn mới lạ đối với các doanh nghiệp hiện nay. Những lợi ích to lớn mà đào tạo đem lại đã khiến quy trình này trở thành một điều tất yếu đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào đang trên đà phát triển và muốn mở rộng quy mô. Tuy nhiên để xây dựng một hệ thống đào tạo bài bản lại không dễ dàng chút nào.
Trong bài viết ngày hôm nay chúng tôi sẽ giúp anh/chị tìm hiểu kỹ hơn về quy trình này từ định nghĩa đến cách xây dựng và những điều cơ bản mà doanh nghiệp cần phải nắm khi triển khai các khóa học đạo tạo nội bộ đến nhân viên.
Định nghĩa đào tạo nội bộ
Đào tạo nội bộ không phải là một thuật ngữ mới, và để xây dựng quy trình đào tạo trong doanh nghiệp thì định nghĩa là thứ đầu tiên mà doanh nghiệp cần nắm chắc.
Đầu tiên, đào tạo nội bộ được hiểu là một quá trình mà qua đó nhân viên có thể đạt được các kỹ năng cần thiết để phục vụ cho công việc, quá trình này được thực hiện thông qua các khóa học mà doanh nghiệp tổ chức cung cấp. Đây là tiền đề cốt lõi để nâng cao hiệu xuất và phát triển công ty.
Các hình thức của đào tạo nội bộ
Tùy theo nhu cầu, điều kiện và mục đích sử dụng hiện nay đào tạo nội bộ được chia thành nhiều hình thức khác nhau.Tuy nhiên dưới đây là 3 hình thức chủ yếu doanh nghiệp sử dụng mà blog Daotaonoibo đã tổng hợp được.
Đào tạo qua các lớp học
Đây là hình thức được áp dụng phổ biến và quen thuộc nhất trong các doanh nghiệp, giống với mô hình thường thấy ở các lớp học truyền thống Với hình thức này doanh nghiệp sẽ cử nhân viên đào tạo tham gia các lớp học chuyên sâu bên ngoài hoặc mời người giảng dạy các kỹ năng cần thiết cho nhân viên của mình.
Ưu điểm của hình thức này là tính tương tác cao giữa giảng viên và học viên, trực tiếp xử lý được các vấn đề phát sinh trong quá trình đào tạo và dễ dàng truyền tải các kiến thức đến nhân viên, thúc đẩy động lực và nâng cao năng xuất.
Tuy nhiên khi sử dụng hình thức này yếu tố thời gian, và chi phí tổ chức chính là các bất lợi khi tiến hành đào tạo nội bộ. Doanh nghiệp sẽ phải sắp xếp thời gian phù hợp với tất cả nhân viên mà không làm ảnh hưởng đến công việc chung, tìm kiếm mặt bằng tổ chức, chưa kể đến các khoản phụ phí phát sinh khác như chi phí đi lại, thời gian di chuyển…
Đào tạo trực tuyến
Đây là hình thức mới đã tồn tại khá lâu tại Việt Nam, tuy nhiên phải đến khi đại dịch covid -19 lần đầu xuất hiện gây ảnh hưởng nặng nề đến tình hình hoạt động sản xuất, hình thức này mới được nhiều người biết đến hơn.
Ưu điểm nổi bật của hình thức đào tạo trực tuyến chính là việc tiết kiệm thời gian, và công sức đào tạo. Theo các nghiên cứu chỉ ra thì đào tạo trực tuyến giúp tiết kiệm 60% thời gian tổ chức đào tạo ( brandon Hall), tăng hiệu suất làm việc lên đến 150% (JD Fletcher – Multimedia Review) và tiết kiệm đến 70% chi phí (IOMA).
Nhược điểm của hình thức này là tính tương tác kém giữa giáo viên và học viên, yêu cầu nhân viên phải có tính tự giác và độc lập cao.
Đào tạo kết hợp
Hay còn gọi là blended training, đây là hình thức kết hợp các điểm mạnh giữa hai hình thức đào tạo trực tuyến và đào tạo qua các lớp học. Với phương pháp đào tạo kết hợp doanh nghiệp vẫn có thể đảm được hiểu quả hoạt động và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, Tiết kiệm chi phí tổ chức lớp học và thời gian di chuyển.
Bên cạnh đó việc học tập trực tuyến sẽ giúp nhân viên ghi nhớ lâu hơn, khuyến khích tinh thần tự giác và nâng cao kỹ năng bản thân.
Quy trình xây dựng chương trình đào tạo nội bộ
Sau khi đã nắm được các hình thức đào tạo nội bộ công việc tiếp theo các doanh nghiệp cần làm chính là xây dựng một chương trình đào tạo chuẩn chỉ, đây là một trong những công việc khó nhất đòi hiểu sự hiểu biết và khả năng tính toán, hệ thống của một người làm nhiệm vụ đào tạo.
Xác định mục tiêu đào tạo nội bộ
Bước đầu tiên khi xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ chính là xác định mục tiêu xây dựng, các khóa học này giúp ích gì cho doanh nghiệp, kết quả đạt được sau các khóa đào tạo là gì và làm sao để đạt được mục tiêu đề ra.
Xây dựng, thiết kế các chương trình đào tạo
Đây là bước doanh nghiệp chi tiết hóa các vấn đề đặt ra ở bước 1. Ở bước này doanh nghiệp cần chuẩn bị một kế hoạch đào tạo thật chi tiết, rõ ràng, giải quyết được các vấn đề tồn tại trong tổ chức. Kế hoạch đó cần bao gồm phương thức đào tạo, nội dung đào tạo, tài liệu tham khảo và các bài kiểm tra đánh giá năng lực sau đào tạo
Đây là bước quan trọng nhất, được coi là phần hồn của cả chương trình đào tạo nội bộ. Tại bước này doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hình thức đào tạo khác nhau hoặc lồng ghép các định dạng bài giảng như scorm,xAPI, ppt, video chuyên nghiệp để khiến bài giảng trở nên phong phú. Tuy nhiên các khóa đào tạo cần đảm bảo được
- Mục tiêu hướng đến là nhân viên trong công ty
- Nội dung đào tạo phải bám sát với nhu cầu và mục đích của doanh nghiệp
- Có các bài kiểm tra đánh giá năng lực của nhân viên sau đào tạo
- Sử dụng các ví dụ minh họa, tình huống thực tế có tính áp dụng cao
- Đảm bảo sự tương tác giữa học viên và giáo viên trong quá trình đào tạo
- Lộ trình đào tạo cần rõ ràng và chia nhỏ theo từng giai đoạn
Triển khai kế hoạch đào tạo
Sau khi đã có nội dung đào tạo bước tiếp theo doanh nghiệp cần làm là triển khai kế hoạch đào tạo, bước này sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu doanh nghiệp lưu ý một số điều sau đây:
- Tổ chức buổi định hướng để giúp nhân viên hiểu hơn về nội dung đào tạo sắp tới họ cần thực hiện.
- Sắp xếp hoạt động đào tạo phù hợp với thời gian của nhân viên và cả công ty
- Tìm nhân viên đào tạo dựa trên các yếu tố phù hợp như trình độ chuyên môn, nhu cầu, vị trí….
Đánh giá sau khi đào tạo
Đây là bước cuối cùng khi xây dựng một quy trình đào tạo nhân lực bài bản. Việc đánh giá các khóa đào tạo sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định được tính hiệu quả thông qua những feedback đến từ nhân viên và những sai sót, nội dung, thông tin không phù hợp, từ đó doanh nghiệp có thể rút ra những kết luận, kinh nghiệm để đưa ra chiến lược phù hợp nhất trong quá trình phát triển, mở rộng quy mô.
Một quy trình đào tạo nội bộ bài bản chính là chìa khóa mấu chốt dẫn đến mọi sự thành công của doanh nghiệp. Nắm chắc được những kiến thức cơ bản về quá trình này doanh nghiệp sẽ bớt gặp khó khăn hơn khi xây dựng các khóa đào tạo nhân sự của mình.