Số hóa tài liệu đào tạo chính là một trong những xu hướng mới của đào tạo trực tuyến. Nó không chỉ mang tới ưu điểm về chi phí, thời gian mà còn giúp cho quá trình đào tạo trở nên hiệu quả hơn. Vậy những khó khăn có thể gặp phải khi số hóa tài liệu là gì? Xem ngay bài viết được chia sẻ dưới đây của chúng tôi!
1. Chi phí đầu tư dể số hóa tài liệu đào tạo lớn
Hiểu một cách đơn giản thì việc số hóa tài liệu đào tạo trong đào tạo trực tuyến có nghĩa là chuyển tài liệu từ dạng giấy thành dạng số mà các thiết bị điện tử dễ dàng đọc và nhận biết được. Muốn đảm bảo được việc số hóa yêu cầu cần phải có các thiết bị hỗ trợ cũng như hệ thống cơ sở công nghệ hạ tầng đáp ứng tiêu chuẩn.
Điển hình như: Nếu có ý định số hóa tài liệu trong một dự án thì sẽ phải tìm đơn vị thuê ngoài hoặc cũng có thể chọn giải pháp mua thiết bị phần cứng, phần mềm để truy xuất và quản lý các dữ liệu.
Mặc dù doanh nghiệp có thể trang bị đầy đủ các thiết bị nhưng cũng rất khó thực hiện bởi thiếu nguồn nhân lực có đủ trình độ chuyên môn. Hiện nay có rất ít đơn vị có đủ số lượng nhân sự để số hóa tài liệu đào tạo một cách chuyên nghiệp.
Việc phải chuẩn bị yếu tố thiết bị, lẫn con người sẽ khiến doanh nghiệp phải mất một khoản tiền cực lớn.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải đứng trước 2 chọn lựa:
Tự tiến hành số hóa: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa, nhỏ, ít kiến thức
Chọn dùng dịch vụ của nhà cung cấp số hóa bài giảng: Phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp hiện nay trên thị trường.
2. Dễ gặp những nguy cơ về bảo mật dữ liệu
Dữ liệu sau khi số hóa dễ dàng bị sao chép cùng chỉnh sửa. Điều này có thể dễ dàngkhắc phục nếu là IT hoặc quản trị mạng. Nhưng đối với người không có chuyên môn thì rất khó khăn.
Muốn hạn chế tối đa tình trạng này, doanh nghiệp có thể dùng ngay phương pháp bảo vệ 3 cấp: Mạng, cơ sở dữ liệu và người dùng.
Nhưng cách làm này sẽ không thực sự hiệu quả với những doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn, nó có thể xuất phát từ chính những người đang nắm quyền quản trị mạng thông tin do mục đích cá nhân hoặc sơ sót khi số hóa.
3. Bắt buộc đào tạo đồng bộ
Ngay khi tài liệu được chuyển sang dạng số hóa, thì cách người học tiếp cận sẽ khác hoàn toàn so với truyền thống trước kia nên bắt buộc doanh nghiệp phải tiến hành đào tạo đồng bộ. Như thế nhân viên mới có thể sử dụng thông tin đúng mục đích.
4. Bảo mật tài liệu chưa thực sự hiệu quả
Tài liệu trong đào tạo nội bộ thường có chưa nhiều thông tin, dữ liệu chỉ lưu truyền trong nội bộ để đảm bảo tính bảo mật. Việc làm này cực kỳ quan trọng, đặc biệt là những tài liệu hay bị tấn công nhằm đánh cắp dữ liệu.
Rắc rối về bảo mật thường gặp phải khi quá trình số hóa tài liệu đào tạo thiếu sự chuyên nghiệp bởi không có đủ trình độ và năng lực. Hoặc thuê các đơn vị không uy tín.
Để khắc phục tình trạng này, cần chủ động tăng cường việc bảo mật dữ liệu và nếu có sử dụng dịch vụ ngoài thì phải yêu cầu nhà cung cấp không được để lộ thông tin.
Với nhu cầu số hóa tài liệu đào tạo ngày càng tăng không ít doanh nghiệp đang dần sử dụng xu hướng này. Mặc dù không phải đơn vị nào cũng thu về hiệu quả cao. Chủ yếu là do phần mềm lưu trữ chưa được thiết kế phù hợp.
Có thể thấy những khó khăn gặp phải trong số hóa tài liệu đào tạo trong hệ thống e learning có thể khiến công tác đào tạo trong doanh nghiệp không đạt hiệu quả như mong muốn. Nên hãy chủ động sử dụng nền tảng đào tạo trực tuyến Đào Tạo Nội Bộ để đơn giản hóa mọi quá trình cũng như tăng hiệu quả đào tạo tối đa.
Xem thêm: