Làm sao để xây dựng truyền thông nội bộ hiệu quả? Chúng ta đều biết truyền thông là cách giúp doanh nghiệp có thể gắn kết nhân viên trong công ty một cách hiệu quả. Nếu nắm trong tay một đội ngũ nhân viên giàu năng lực, gắn kết tốt thì chắc chắn sẽ khiến doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ.
Vậy chiến lược xây dựng truyền thông nội bộ như thế nào đạt kết quả tốt? Hãy tham khảo ngay nội dung bên dưới của Đào Tạo Nội Bộ.
1.Truyền thông nội bộ là gì?
Nếu doanh nghiệp là một cơ thể, thì truyền thông chắc chắn sẽ là mạch máu. Truyền thông chính là việc đưa các nội dung và thông điệp tới nhân viên đúng thời điểm trong đó gồm các nội dung có liên quan tới tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, văn hóa doanh nghiệp.
Thông qua điều này có thể thấy bộ phận cốt yếu của truyền thông nội bộ sẽ là nội dung được chia sẻ. Đây cũng là điểm chạm của doanh nghiệp cùng đội ngũ nhân viên. Đồng thời nó cũng cần phục vụ cho việc chia sẻ thông tin có liên quan tới văn hóa doanh nghiệp.
Đây cũng là yếu tố để định rõ mục đích của kênh truyền thông, không để nó lẫn lộn cùng những hoạt động khác như quản lý, trao đổi thông tin,…
Xem thêm:
2. Hướng dẫn cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả
Những chính sách cần trong truyền thông nội bộ
Muốn truyền thông nội bộ hiệu quả, bắt buộc cần nắm vững những nguyên tắc về chính sách như sau:
- Cung cấp cho nhân viên đầy đủ các kiến thức về nội dung, mục đích, mục tiêu,…trong công tác truyền thông của doanh nghiệp
- Cung cấp đầy đủ nội dung về các hoạt động, sự kiện, hoặc thành tích, động viên nhân sự tham gia hoạt động doanh nghiệp, thúc đẩy sự tiến bộ, phát triển của từng cá nhân.
- Xử lý tích cực với những vấn đề gây tranh cãi, nhạy cảm hoặc tiêu cực
- Thực hiện truyền thông hai chiều gồm bộ phận quản lý và cấp nhân viên.
- Những vấn đề quan trọng trong doanh nghiệp cần bắt buộc phải truyền đạt nhanh chóng tới tất cả nhân viên, tuyệt đối tránh để nhân viên nhận được thông tin từ kênh khác.
- Xây dựng văn hóa đồng thời khuyến khích sự đổi mới, sáng tạo tới từ nhân viên
- Kịp thời xây dựng các chính sách khen thưởng từ quản lý cho tới nhân viên
Chi tiết các bước xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ
Bước 1: Đánh giá thực trạng
Một bản đánh giá đầy đủ thực trạng sẽ là cơ sở để bạn xây dựng mục tiêu cùng chiến lược tiếp theo. Cho dù doanh nghiệp chưa tiến hành hoạt động truyền thông nội bộ cũng cần đánh giá để biết được vấn đề nào đang gây ảnh hưởng tới hoạt động truyền thông trong nội bộ.
Bước 2: Xác định đối tượng
Cần xác định được doanh nghiệp vận hành theo cơ cấu trực tuyến cần đưa ra những thông tin gì? Hướng tới ai? là cực kỳ cần thiết. Thông thường hoạt động truyền thống sẽ chỉ phổ biến trong nội bộ, nhưng trong một số thời điểm như doanh nghiệp có sự thay đổi về nhân sự, thì họ cũng cần phải quan tâm tới việc đối tượng đó có chịu ảnh hưởng hay không.
Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp
Đây là một trong những vấn đề cốt lõi của bản kế hoạch. Muốn đạt được mục tiêu bạn cần tham khảo bản kế hoạch của SMART.
Bước 4: Xác định chiến lược
Chiến lược chính là cách tiếp cận, phương pháp mà bạn sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu. Có không ít người bị nhầm lẫn giữa chiến lược và kế hoạch hành động, tuy nhiên nếu quan sát ở góc độ chiến lược sẽ giảm thiểu các sai sót đáng kể.
Bước 5: Xác định kế hoạch hành động
Nếu chiến lược được coi là phương pháp thì kế hoạch hành động chính là những công việc bạn cần phải triển khai để đưa nó vào quá trình hoạt động.
Bước 6: Đo lường hiệu quả
Đo lường chính là cách biết được bạn có đạt được mục tiêu của mình hay không đồng thời lựa chọn ra được các phương án điều chỉnh phù hợp.
3. Các hình thức truyền thông nội bộ thường dùng trong doanh nghiệp
Có khá nhiều hình thức được sử dụng trong công tác truyền thông nội bộ doanh nghiệp, cụ thể là:
- Bảng tin, Standee: Thường dùng khi muốn truyền thông sự kiện nào đó. Chỉ cần in poster sau đó dán lên bản tin là được.
- Bản tin Email: Hay dùng khi có nhu cầu thông báo sự kiện, tin tức hoặc là các chính sách mới trong doanh nghiệp.
- Radio: Thường được dùng để chia sẻ lời tâm sự của nhân viên, phát bài hát hoặc cập nhật một số thông tin từ cấp trên.
- Tạp chí nội bộ: Khi chưa xuất hiện email thì đây là hình thức truyền thông nội bộ phổ biến nhất. Nội dung tạp chí sẽ là những sự kiện nổi bật trong tháng, bài phỏng vấn, các mẩu chuyện,…
- Chương trình tổng kết hàng tuần:Dùng để tổng kết hoạt động, tin tức, sự kiện,.. xuất sắc trong tuần.
- Truyền miệng: Nếu sử dụng hiệu quả thì đây chắc chắn là kênh truyền thông tuyệt vời. Bạn có thể thông báo tin tức với trưởng phòng, quản lý,..để họ thông báo cho nhân viên của mình.
Trên đây là các bước để xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả trong doanh nghiệp. Các tổ chức có thể tham khảo áp dụng để công tác truyền thông đạt hiệu quả cao.