Truyền thông nội bộ nghe có vẻ dễ nhưng lại yêu cầu cần rất nhiều kỹ năng và kiến thức. Vậy doanh nghiệp cần làm thế nào để cải thiện hoạt động truyền thông? Để tìm kiếm đáp án chính xác, xem ngay nội dung bài viết dưới đây!
Tìm hiểu các vấn đề hay gặp trong truyền thông nội bộ
Dưới đây chính là một số vấn đề thường hay gặp trong truyền thông nội bộ mà các doanh nghiệp cần phải tránh.
Lạm dụng việc gửi email
Lạm dụng email để trao đổi, truyền tải thông tin thường không đem lại nhiều kết quả, hơn hết nó còn có thể làm phản tác dụng, ảnh hưởng tới công việc của nhiều nhân sự. Vì vậy, cần coi email là công cụ thực sự để phục vụ công việc.
Tắc nghẽn thông tin khi truyền tải
Quy mô công ty càng lớn thì càng cần những vị trí quản lý thứ bậc. Song song với đó chính là khoảng cách giữa nhân viên bậc thấp cho tới vị trí lãnh đạo cao cấp nên thông tin thường hay gặp phải tình trạng ách tắc gây nên các hiểu lầm về chính sách, giao dịch.
Xem thêm:
Lưu trữ, quản lý công văn không hiệu quả
Nếu xét theo góc độ quản lý thì chắc chắn nhân sự sẽ hiểu được số liệu tài liệu, công văn trong doanh nghiệp khổng lồ tới mức nào. Lúc này sẽ cần phải suy ngẫm xem cần mất khoảng bao nhiêu thời gian gian tìm kiếm đúng tài liệu để chuyển tới họ, đáp ứng các yêu cầu công việc.
Đây là những con số không hề nhỏ và sẽ gây gián đoạn trực tiếp tới hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp.
Không thực hiện đo lường hiệu quả
Liệu các nhà quản lý đã tự đặt câu hỏi “ Nhân viên tiếp thu được khoảng bao nhiêu % kiến thức được truyền tải?” Có không ít tổ chức vẫn coi nhẹ việc đánh giá hiệu quả đào tạo này, tuy nhiên đây lại là mục tiêu khi thực hiện truyền thông trong nội bộ.
Thiếu hoạt động đo lường hiệu quả khiến doanh nghiệp lãng phí nhiều tài nguyên: Thời gian, tiền bạc, công sức,…mà không biết mục tiêu có đạt được hay không?
Cách cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả
Chia sẻ, đóng góp ý kiến
Truyền thông nội bộ cần tiến hành giao tiếp hai chiều. Doanh nghiệp nên hình thành thói quen cho nhân viên khi đưa ra phản hồi căn cứ vào những điều họ đã nhận được. Nếu nhân viên hiểu được >90% thông tin doanh nghiệp truyền tải thì sẽ đem lại hiệu quả kinh doanh cao.
Hoạt động truyền thông 2 chiều thường khó thực hiện nên lúc này mạng xã hội sẽ là phương thức tối ưu nhất. Đây cũng là công cụ giúp giảm thiểu tối đa thời gian tương tác truyền thống hay dùng.
Thường xuyên, chia sẻ, bình luận, phản hồi
Để nhân viên giao tiếp và truyền thông tích cực, thì nhà quản lý cần phải làm gương trước tiên, cần thường xuyên bình luận, phản hồi, chia sẻ. Các lãnh đạo hoặc quản lý cần khuyến khích nhân viên hiểu được giá trị truyền thông và tích cực tham gia
Hầu hết chuyên gia quản trị nhân lực đều nhận định: Doanh nghiệp nếu thực hiện cải tiến truyền thông nội bộ đa chiều thì sẽ tạo được tác động lớn lên kết quả hoạt động của mình. Đây cũng là phương pháp giúp tạo dựng và phát triển mối quan hệ đoàn kết, gắn bó giữa các nhân viên trong nội bộ.
Công khai mục tiêu chung
Với cách này, nhân viên có thể nắm rõ được vị trí, vai trò của họ ở đâu trong doanh nghiệp.
Theo số liệu thống kê mới nhất: “48% doanh nghiệp không thể giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và chiến lược kinh doanh, công tác truyền thông nội bộ không hiệu quả, khiến nhân viên không thể thực hiện theo được các chiến lược ấy mỗi ngày”. Bởi vậy, nên công khai các mục tiêu trong công ty rất cần thiết. Mỗi cá nhân, bộ phận sẽ nhận thức được mối quan hệ giữa các mục tiêu từ đó hiểu được mục tiêu chung của tổ chức.
Phương pháp này chắc chắn sẽ trở thành chìa khóa giúp cải tiến sự gắn bó, yêu thích với công việc, từ đó tăng tính hiệu quả.
Sử dụng các công cụ trực tuyến
Chắc chắn có không ít cuộc họp cần tiến hành trực tiếp, nhưng có không ít cuộc họp không bắt buộc phải gặp mặt trực tiếp, mà chỉ cần tiến hành thông qua công cụ đào tạo trực tuyến. Đặc biệt trong các tổ chức có nhiều chi nhánh, đa văn phòng thuộc nhiều địa điểm khác nhau thì càng cần dùng tới những công cụ này.
Lắng nghe và khảo sát nhân viên
Muốn nắm rõ được tình trạng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, thì các nhà quản lý cần phải tiến hành khảo sát ý kiến của nhân viên. Rồi lựa chọn phương thức truyền thông sao cho thích hợp.
Trên đây là một số phương pháp giúp cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả, hy vọng với thông tin này, doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu trong công tác truyền thông của mình. Ngoài ra, để tiết kiệm tối đa thời gian, công sức thì doanh nghiệp có thể sử dụng nền tảng Đào Tạo Nội Bộ bằng cách liên hệ tới:
Công Ty Cổ Phần OWS Việt Nam
- SĐT: 024.730.555.88
- Email: Info@daotaonoibo.vn
- Website: http://daotaonoibo.vn/
- Tại Hà Nội: số 67A Trương Định, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Tại Nhật Bản: 〒230-0062, Kanagawa, Yokohama, Tsurumi-ku, Toyookachō, 34-18 Hermitage 103